Fitur otomatisasi Excel lebih cepat daripada ChatGPT, tetapi kebanyakan orang tidak pernah menemukannya di menu

Sangat mungkin Anda telah mencoba membersihkan, mengurutkan, atau menganalisis data Anda menggunakan ChatGPT atau chatbot kecerdasan buatan (AI) lainnya, dengan asumsi bahwa itu adalah cara tercepat untuk menyelesaikan pekerjaan. Namun, Excel menawarkan beberapa fitur otomatisasi yang dapat menangani berbagai tugas data dengan kecepatan yang mengesankan. Tantangannya adalah bahwa tidak selalu jelas alat mana yang harus digunakan atau di mana mencarinya.

Setelah Anda memahami fitur mana yang sesuai untuk setiap tugas dan tahu persis di mana menemukannya, Anda tidak perlu terus membuka ChatGPT dan alat serupa untuk mengotomatiskan pekerjaan yang sebenarnya sudah bisa ditangani Excel sendiri.

Power Query

Impor, bersihkan, dan atur ulang tanpa mengulangi diri sendiri

Jika Anda secara teratur menarik data dari file eksternal, basis data, atau sumber web dan kemudian menghabiskan waktu untuk membersihkannya — memisahkan kolom, memperbaiki tipe data, dan menggabungkan tabel — Power Query adalah fitur yang dirancang untuk mengotomatiskan tugas-tugas ini.

Setiap transformasi yang Anda terapkan akan dicatat sebagai langkah di panel Langkah yang Diterapkan di Power Query Editor.

Lain kali data Anda diperbarui, apakah itu berasal dari file lokal, layanan cloud, atau database, Anda tidak perlu mengulang apa pun. Anda cukup menekan Segarkan, dan Power Query akan menjalankan ulang setiap langkah secara otomatis, bahkan memungkinkan Anda untuk menggabungkan (merge atau append) data dari sumber yang sepenuhnya berbeda menjadi satu tabel yang bersih. Pada saat yang sama, data sumber asli Anda tetap aman dan tidak tersentuh.

Untuk menemukan fitur ini, buka tab Data pada pita dan cari grup Get & Transform Data. Dari sana, Anda dapat terhubung ke file, database, atau bahkan halaman web dan mulai membangun pipeline pembersihan otomatis Anda.

PivotTables

Seret, lepaskan, dan saksikan data Anda mengatur dirinya sendiri

PivotTable telah menjadi bagian dari Excel selama bertahun-tahun, namun banyak orang masih menulis rumus secara manual untuk menghitung dan menjumlahkan data yang sebenarnya bisa ditangani PivotTable dalam waktu kurang dari 30 detik. Prosesnya sangat mulus; Anda hanya perlu memilih data Anda, memasukkan PivotTable, dan menyeret bidang ke area Baris, Kolom, atau Nilai untuk langsung menghasilkan total yang dirangkum, apakah Anda membutuhkan jumlah, hitungan, rata-rata, atau hal lain.

Fitur ini menjadi sangat berguna ketika Anda ingin memotong data yang sama dengan berbagai cara. Misalnya, Anda dapat menyeret penjualan ke bidang Baris dan wilayah ke bidang Kolom untuk melihat penjualan menurut wilayah, lalu menukar wilayah dengan bulan atau produk untuk menghasilkan total ringkasan baru tanpa menulis ulang apa pun.

Anda akan menemukan fitur ini di bawah Sisipkan -> Tabel Pivot pada pita Excel. Setelah beberapa menit bereksperimen, Anda kemungkinan akan menemukan bahwa menghitung, meringkas, dan menganalisis data menggunakan Tabel Pivot jauh lebih mudah dibandingkan mengandalkan rumus manual.

Skrip Kantor

Rekam sekali dan jalankan selamanya

Anggap Office Scripts sebagai asisten pribadi yang mengamati apa yang Anda lakukan dan mengulangi tindakan tersebut setiap kali Anda membutuhkannya. Action Recorder (yang dapat ditemukan di tab Automate) mengubah langkah manual Anda menjadi skrip berbasis TypeScript yang dapat digunakan kembali dan dapat dijalankan sesuai permintaan di berbagai buku kerja dan lembar kerja.

Yang benar-benar membedakan Office Scripts Excel adalah integrasinya dengan Power Automate. Koneksi ini berarti skrip Anda dapat berjalan secara otomatis ketika peristiwa tertentu terjadi, seperti ketika Anda membuka file atau email tertentu tiba di kotak masuk Anda.

Jika tim Anda menerima laporan data mingguan melalui email, dan Anda selalu menjalankan rutinitas pembersihan yang sama padanya, Anda dapat mengotomatisasi seluruh alur kerja, dari penerimaan email hingga spreadsheet yang selesai, tanpa upaya manual sama sekali.

Isi Cepat

Tunjukkan pola di Excel sekali, dan sisanya akan dilakukan secara otomatis

Jika Anda mulai mengetik pola di kolom di samping data Anda — misalnya, mengambil hanya nama depan dari kolom nama lengkap — Excel akan mendeteksi apa yang sedang Anda lakukan dan menawarkan untuk menyelesaikan tugas tersebut untuk seluruh kolom. Itulah Flash Fill bekerja, secara otomatis mengisi data ketika mengenali pola yang konsisten.

Flash Fill sangat efektif untuk transformasi teks, seperti memformat ulang nomor telepon, menggabungkan nama depan dan nama belakang, mengekstrak bagian dari sebuah string, atau membersihkan kapitalisasi yang tidak konsisten. Anda dapat memicunya setelah mengetik contoh pertama Anda dengan memilih Data -> Flash Fill di pita atau dengan menekan Ctrl + E.

Fungsi array dinamis

Biarkan data Anda berkembang tanpa terus-menerus menulis ulang rumus

Rumus Excel tradisional mengembalikan satu nilai dalam satu sel. Namun, fungsi array dinamis yang lebih baru mengembalikan seluruh rentang nilai yang secara otomatis mengalir ke sel-sel tetangga, dengan rentang output menyesuaikan ukurannya sendiri saat data sumber Anda berubah.

Fungsi seperti SORT, FILTER, dan UNIQUE termasuk di antara contoh yang paling umum. Jika Anda ingin daftar nama pelanggan unik dari sebuah kolom yang berisi duplikasi, Anda dapat menulis formula UNIQUE sederhana, dan hasil yang tumpah akan diperbarui secara otomatis setiap kali data sumber Anda berubah.

Ide yang sama berlaku saat memfilter sebuah tabel untuk menampilkan hanya baris yang memenuhi kondisi tertentu. Anda dapat menggunakan formula seperti ini:

=FILTER(A2:D100, C2:C100="Yes")

Jenis rumus ini mengeluarkan semua baris dari tabel Anda di mana kolom C sama dengan "Yes," dan terus memperbarui secara otomatis saat Anda menambahkan atau menghapus data dari tabel utama. Anda tidak perlu menulis ulang atau menyesuaikan apa pun. Rumus ini juga berperilaku seperti rumus Excel biasa; Anda cukup mengetiknya di bilah rumus, dan Excel menangani sisanya.

Makro (VBA)

Alat otomatisasi asli yang masih bisa melakukan semuanya

Sebelum banyak alat otomatisasi baru ada, Excel mengandalkan makro, dan makro tetap menjadi salah satu opsi otomatisasi yang paling fleksibel yang tersedia. Ketika Anda menyalakan perekam makro dan melakukan serangkaian tindakan, Excel menangkap setiap langkah sebagai kode Visual Basic for Applications (VBA). Anda kemudian dapat menetapkan makro itu ke tombol atau pintasan keyboard, sehingga seluruh rangkaian berjalan secara instan saat berikutnya Anda membutuhkannya.

Salah satu hambatan bagi banyak orang adalah bahwa tab Pengembang tersembunyi secara default. Anda perlu mengaktifkannya dengan pergi ke File -> Opsi (atau Preferensi Excel di Mac) dan mencentang kotak Pengembang di bawah Kustomisasi Pita. Setelah terlihat, Anda akan menemukan semua alat yang Anda butuhkan untuk merekam, mengedit, dan mengelola makro di satu tempat.

Hasil yang lebih cepat datang dari penggunaan alat yang ada dengan lebih baik

Ironisnya, sebagian besar alat ini bukanlah hal baru. Beberapa telah menjadi bagian dari Excel selama bertahun-tahun, bahkan puluhan tahun; mereka hanya tidak selalu terlihat jelas saat pertama kali Anda membuka aplikasi.

Namun, begitu Anda mengetahui di mana menemukan fitur otomatisasi ini dan memahami cara menggunakannya, Anda akan menghabiskan jauh lebih sedikit waktu untuk melakukan pekerjaan berulang secara manual atau menyerahkan tugas data rutin kepada ChatGPT. Dalam sebagian besar kasus, alat yang Anda butuhkan sudah dibangun di dalam Excel.