Shortcut terbaik Excel tidak ada hubungannya dengan keyboard — ini adalah kotak ini

Ada ikon kecil yang muncul setiap kali Anda memilih rentang data di Excel. Ikon itu terletak di sudut kanan bawah dari pilihan, terlihat seperti petir kecil, dan sebagian besar dari kita secara naluriah mengabaikannya. Bagaimanapun, program Office milik Microsoft dipenuhi dengan ikon acak semacam itu yang tidak berarti apa-apa bagi banyak dari kita yang menggunakannya.

Anda mungkin mengabaikannya sebagai elemen UI yang terpisah, atau mengkliknya sekali, tidak langsung memahami apa yang sedang Anda lihat, dan tidak pernah melihatnya lagi. Itu adalah kesalahan, karena ikon kecil itu adalah gerbang Anda ke satu fitur Excel yang akan membuat saya tersesat tanpanya: alat Analisis Cepat

Kotak kecil ini melakukan lebih dari yang Anda kira

Apa yang sebenarnya dibuka oleh Analisis Cepat

Saat Anda mengklik ikon Analisis Cepat (atau menekan Control + Q untuk memanggilnya), sebuah menu mengambang kecil akan muncul dengan lima tab: Format, Grafik, Total, Tabel, dan Sparklines. Masing-masing tab ini adalah pintasan ke jenis analisis tertentu yang biasanya memerlukan navigasi melalui menu pita Excel yang berantakan.

Alih-alih menuju ke pita dan meraba-raba melalui submenu, Anda dapat menggunakan menu Analisis Cepat untuk dengan cepat memvisualisasikan dan merangkum seperti apa data Anda dengan opsi untuk pemformatan bersyarat, grafik, total, tabel, dan lainnya. Anda dapat menganggapnya sebagai asisten yang peka konteks yang membaca data yang Anda pilih dan menampilkan opsi yang paling relevan secara instan. Ini tidak memberikan semua fitur Excel yang Anda butuhkan, hanya yang mungkin masuk akal berdasarkan rentang data yang Anda pilih. Itulah inti dari alat Analisis Cepat—ia menemui Anda di tempat Anda berada, di tengah pilihan, di tengah pemikiran, tepat saat Anda membutuhkannya.

Sekarang, jika semua ini terdengar terlalu bagus, ingatlah bahwa alat Analisis Cepat tidak akan muncul jika pilihan Anda berisi sel yang digabungkan. Alat ini juga tidak akan aktif jika Anda memilih rentang yang tidak berdekatan, misalnya saat Anda menahan tombol Control untuk memilih dua kolom terpisah. Alat ini membutuhkan blok data yang bersih untuk bekerja. Selain itu, alat ini bekerja pada setiap pilihan yang tidak kosong, secara konsisten mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas umum dengan menghilangkan kebutuhan untuk berinteraksi dengan pita yang padat di bagian atas.

Memformat tanpa rasa sakit seperti biasanya

Sorot data secara instan tanpa harus menggali melalui menu

Tab pemformatan Excel adalah lubang kelinci dari fitur-fitur menarik, setengah dari mana Anda secara tidak sengaja menemukannya saat mencoba mencapai jenis pemformatan tertentu. Masalahnya adalah hal itu membutuhkan waktu dan cukup banyak percobaan untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan. Menggunakan pemformatan bersyarat dengan benar juga bisa merepotkan, jika Anda belum melakukannya sebelumnya.

Alat Analisis Cepat, seperti namanya, adalah cara yang jauh lebih cepat untuk melakukan hal ini. Pilih sebuah kolom angka penjualan, buka Analisis Cepat, dan Anda dapat langsung menggunakan bilah data. Ini adalah bilah kemajuan di dalam sel yang mengubah kolom angka mentah menjadi perbandingan visual hanya dengan satu klik. Sebagai alternatif, Anda bisa menerapkan skala warna di mana nilai yang lebih rendah diarsir merah dan nilai yang lebih tinggi hijau, sehingga jelas dengan sekilas mata metrik mana yang berkinerja lebih baik dan mana yang tidak.

Opsi set ikon lain dapat menambahkan panah kecil atau simbol lampu lalu lintas ke sel Anda—sangat berguna saat Anda membagikan spreadsheet dengan seseorang dan tidak ingin mereka tersesat dalam angka. Ada juga opsi Lebih Besar Dari dan 10% Teratas yang memungkinkan Anda menyoroti data yang menyimpang dengan cepat tanpa harus menulis aturan pemformatan bersyarat yang rumit.

Semua tindakan ini dapat dilakukan dari tab format Excel, tetapi akan memakan beberapa menit, setengah lusin klik, dan beberapa konfigurasi untuk membuatnya bekerja. Dengan Analisis Cepat, mereka siap digunakan dalam dua detik hanya dengan mengarahkan dan mengklik.

Grafik dalam beberapa klik

Ubah angka mentah menjadi visual hampir seketika

Bagian lain dari alat Analisis Cepat yang cukup mengesankan adalah tab grafik. Setelah Anda memilih data dan membuka alat ini, Excel akan secara otomatis menyarankan beberapa jenis grafik berdasarkan apa yang terdeteksi dalam pilihan Anda. Anda dapat mengarahkan kursor ke setiap pilihan dan melihat pratinjau bagaimana data Anda akan terlihat secara langsung. Ketika Anda menemukan yang Anda sukai, klik, dan grafik Anda siap digunakan.

Tidak selalu tepat, artinya terkadang Anda harus melakukannya dengan cara lama. Tetapi lebih sering daripada tidak, Anda akan menemukan jenis grafik yang sesuai dalam beberapa detik. Opsi pratinjau juga bagus, karena memungkinkan Anda melihat persis bagaimana data ditampilkan tanpa harus membuat banyak grafik atau mengintip ikon pratinjau kecil yang ditampilkan Excel di pita menu Sisipkan.

Pratinjau langsung menghilangkan segala tebakan yang diperlukan. Jika Anda pernah menyisipkan grafik batang hanya untuk menyadari bahwa grafik garis akan lebih baik menggambarkan apa yang ingin Anda tunjukkan, Analisis Cepat menyelesaikan masalah itu sebelum Anda mengalaminya dengan menampilkan pratinjau dari kedua grafik tepat di pilihan Anda. Dan jika rekomendasi instan tidak cukup, Anda dapat mengklik tombol Grafik Lainnya di dalam alat untuk melihat daftar lengkap grafik yang direkomendasikan Excel. Jika itu juga masih belum cukup, Anda dapat beralih ke tab Semua Grafik untuk mengambil kendali penuh.

Total—tidak perlu rumus

Penjumlahan cepat dan rata-rata tanpa menyentuh pita

Sekarang saya akan mengakui bahwa mengetik =SUM() atau =AVERAGE() tidak memakan banyak waktu, tetapi Anda tetap harus menyediakan rentang sel agar rumus-rumus ini bekerja dengan benar, dan di situlah banyak kesalahan terjadi. Dengan Analisis Cepat, Anda memilih data Anda, pergi ke tab Totals, dan secara instan menambahkan baris jumlah, baris rata-rata, hitungan, total berjalan, atau persentase total baik di bawah kolom Anda atau di sebelah kanan baris Anda, dengan mudah.

Namun, Anda harus memperhatikan dua baris ikon. Baris atas menambahkan total ke bagian bawah kolom Anda, dan baris bawah menambahkannya ke kanan baris Anda. Pada awalnya mudah membingungkan, tetapi Anda akan mengembangkan ingatan yang diperlukan hanya dalam beberapa kali penggunaan. Rumus Excel juga sering rusak, jadi menggunakan alat Akses Cepat memberi Anda cara mudah untuk mendapatkan hasil yang berfungsi dengan sempurna.

Sparklines layak mendapatkan lebih banyak perhatian

Diagram mini yang membuat tren terlihat jelas sekilas

Sparkline adalah grafik garis mini yang berada di dalam satu sel. Menurut saya, ini adalah salah satu cara paling elegan untuk menampilkan data yang pernah disediakan oleh Excel. Dan meskipun biasanya tersembunyi dalam opsi grafik, alat Tindakan Cepat menempatkannya di depan dan tengah.

Pilih satu baris data, misalnya, angka penjualan untuk produk tertentu, dan Analisis Cepat dapat menambahkan baik bagan garis, bagan kolom, atau bagan menang/kalah langsung ke dalam sel di akhir baris tersebut. Anda dapat menerapkan ini ke semua baris Anda untuk dengan cepat membuat indikator tren individu untuk setiap baris di spreadsheet Anda. Ini sangat berguna untuk dengan cepat mengetahui apa yang sedang tumbuh, menurun, dan berkinerja cukup baik.

Tidak ada yang baru, hanya lebih cepat

Alat yang sudah dikenal, sekarang benar-benar nyaman digunakan

Alat Analisis Cepat tidak meminta Anda untuk mempelajari hal baru; alat ini hanya memberikan hasil instan untuk apa yang sudah Anda lakukan dengan benar. Alih-alih menghafal pintasan keyboard lagi atau menelusuri pita, Anda membiarkan Excel menyarankan langkah berikutnya dan menampilkan pratinjau sebelum Anda menerapkannya.

Sekali Anda terbiasa mengklik kotak kecil itu, akan sulit untuk kembali. Jadi lain kali saat Anda menatap grid angka yang membosankan, jangan meraih formula, gunakan alat Analisis Cepat dan lihat keajaiban yang dilakukannya untuk Anda.