Anda sebaiknya berhenti menggunakan Panduan Impor Excel dan gunakan ini sebagai gantinya

Wizard Impor Excel melakukan pekerjaan yang baik dalam mengimpor file CSV, tetapi saya tidak pernah suka menggunakannya. Setiap impor CSV mengharuskan mengeklik melalui beberapa kotak dialog, memetakan kolom, dan menghadapi proses yang terasa lebih berat dari yang seharusnya. Untuk impor cepat sehari-hari, ini berlebihan.

Fungsi IMPORTCSV di Excel adalah alternatif yang sekarang saya gunakan. Ini bukan pengganti penuh Power Query, tetapi untuk sebagian besar impor rutin, ini secara nyata lebih cepat dan lebih mudah.

IMPORTCSV adalah alternatif berbasis formula yang lebih cepat

Sintaksnya hanya memiliki satu argumen yang diperlukan

IMPORTCSV adalah fungsi Excel yang relatif baru yang mengimpor data dari file CSV langsung ke dalam spreadsheet Anda menggunakan formula. Alih-alih melalui kotak dialog Panduan Impor, Anda mengetik satu formula ke dalam sel, dan Excel akan menumpahkan seluruh dataset ke dalam lembar Anda. Ini berfungsi dengan jalur file lokal maupun URL web, yang akan saya bahas di bagian berikutnya.

Sintaksnya terlihat seperti ini:

=IMPORTCSV(source, [skip_rows], [take_rows], [locale])

Hanya argumen pertama yang diperlukan. Sisanya bersifat opsional, tetapi berguna ketika Anda menginginkan kontrol lebih atas apa yang diimpor.

• sumber: Jalur ke file CSV Anda. Ini bisa berupa jalur file lokal (misalnya, C:\Data\country_full.csv) atau URL langsung ke CSV yang dihosting secara online. Bungkus dengan tanda kutip ganda atau referensikan sel yang berisi jalur tersebut.
• skip_rows: Jumlah baris yang dilewati dari atas. Masukkan 1 untuk melewati baris header, atau gunakan angka negatif untuk melewati baris dari bawah sebagai gantinya.
• take_rows: Jumlah baris yang akan diambil dari file. Nilai positif mengambil baris dari atas — nilai negatif mengambil dari bawah. Gabungkan ini dengan skip_rows untuk mengimpor potongan tertentu dari data Anda.
• lokal: Mengubah cara Excel menafsirkan tanggal dan angka. Sebagai contoh, mengatur ini ke "it-IT" memberitahu Excel untuk membaca file menggunakan konvensi format Italia.

Untuk sebagian besar impor, Anda hanya akan menggunakan argumen sumber, sesuatu seperti =IMPORTCSV("C:\Data\country_full.csv"). Argumen lainnya ada untuk saat Anda membutuhkan ketelitian, seperti melewati baris metadata di bagian atas file, mengambil hanya entri terbaru, atau menangani keanehan format internasional.

IMPORTCSV juga menangani file CSV yang dihosting di web

Ganti jalur file dengan URL, dan Excel akan mengambil datanya untuk Anda

Selain file lokal, IMPORTCSV dapat mengambil data langsung dari URL. Ganti jalur file dengan alamat web yang mengarah ke file CSV, dan Excel akan mengambil data tersebut ke lembar Anda. Ini berguna untuk dataset publik, file tim yang dibagikan di penyimpanan cloud, atau CSV apa pun yang dapat diakses melalui tautan unduhan langsung.

Pertama kali Anda menggunakan sumber web, Excel akan meminta Anda untuk mengesahkan koneksi. Ini adalah langkah satu kali, jadi setelah Anda menyetujuinya, impor berikutnya dari domain yang sama tidak akan meminta lagi. Rumus itu sendiri terlihat sama:

=IMPORTCSV("https://example.com/data/countries.csv")

Keuntungannya di sini adalah Anda tidak perlu lagi mengunduh CSV secara manual. Jika tim Anda menyimpan file yang diperbarui secara rutin, misalnya, ekspor mingguan dari CRM atau alat analitik, spreadsheet Anda tetap terkini tanpa Anda harus mengimpor ulang apapun.

Filter data yang diimpor tanpa memuat seluruh file

Tempatkan IMPORTCSV di dalam FILTER dan CHOOSECOLS untuk hasil yang ditargetkan

Karena IMPORTCSV mengembalikan array dinamis, Anda dapat membungkusnya di dalam fungsi lain untuk mengekstrak persis apa yang Anda butuhkan. Ini adalah salah satu area di mana Import Wizard tidak bisa bersaing, karena tidak ada cara untuk menerapkan filter langsung atau memilih kolom tertentu di tengah proses impor menggunakan kotak dialog. Ini juga merupakan alasan utama mengapa saya menggunakan fungsi FILTER Excel untuk banyak hal. Tidak ada cara untuk menerapkan filter langsung atau memilih kolom tertentu di tengah proses impor menggunakan kotak dialog. Dengan IMPORTCSV, ini hanya masalah menyusun formula secara bersarang.

Dalam contoh CSV, dataset negara memiliki 249 baris dan 11 kolom, termasuk nama negara, kode alpha-2 dan alpha-3, wilayah, dan sub-wilayah. Misalkan Anda hanya ingin negara-negara di Asia. Alih-alih mengimpor seluruh file dan memfilter secara manual, Anda akan menggunakan:

=FILTER(IMPORTCSV(B2), CHOOSECOLS(IMPORTCSV(B2), 6) = "Asia")

Formula ini mengimpor CSV, menggunakan CHOOSECOLS untuk mengisolasi kolom keenam (wilayah), dan memfilter seluruh dataset untuk mengembalikan hanya baris di mana wilayah sama dengan "Asia."

Anda dapat membuat ini lebih fleksibel lagi. Tempatkan dropdown di sebuah sel — misalnya, D1 — yang berisi daftar kelima wilayah (Afrika, Amerika, Asia, Eropa, Oseania). Kemudian sesuaikan rumus untuk merujuk ke sel tersebut:

=FILTER(IMPORTCSV(B2), CHOOSECOLS(IMPORTCSV(B2), 6) = D1)

Sekarang, mengganti dropdown dari "Asia" ke "Afrika" menyegarkan seluruh output secara instan. Anda juga dapat menggunakan CHOOSECOLS untuk memangkas kolom yang tidak diperlukan dari output. Jika Anda hanya memerlukan nama negara, kode alpha-3, dan sub-wilayah, bungkus hasil yang telah difilter:

=CHOOSECOLS(FILTER(IMPORTCSV(B2), CHOOSECOLS(IMPORTCSV(B2), 6) = D1), 1, 3, 7)

Ini mengambil kolom 1, 3, dan 7 dari data yang difilter, memberi Anda tampilan yang bersih dan ringkas tanpa menyentuh file sumber. Ini adalah jenis analisis instan yang sebelumnya memerlukan Power Query atau tabel pivot.

IMPORTCSV cocok digunakan dengan fungsi array dinamis Excel lainnya

Beberapa kombinasi yang patut dicoba

Setelah Anda merasa nyaman dengan IMPORTCSV, coba gabungkan beberapa file CSV menjadi satu dataset menggunakan VSTACK. Anda bisa melewatkan baris header pada setiap file setelah yang pertama dengan =VSTACK(IMPORTCSV(file1), IMPORTCSV(file2, 1)). Anda juga bisa menggunakan SORT dan UNIQUE langsung pada data yang diimpor, atau menempatkan IMPORTCSV di dalam SUMIFS untuk mengagregasi nilai dari CSV tanpa pernah mengimpor file secara penuh secara visual. Fungsi ini masuk ke dalam alur kerja yang kemungkinan sudah Anda gunakan — ini hanya menghapus Import Wizard dari persamaan.