Bagikan file dan folder dengan pengguna eksternal di OneDrive for Business

Penyimpanan cloud memudahkan untuk menyimpan dan membagikan file besar dengan orang lain secara online. OneDrive adalah salah satu layanan penyimpanan cloud yang paling populer untuk penggunaan pribadi maupun profesional. OneDrive telah menjadi pilihan populer bagi bisnis dengan langganan Microsoft 365 untuk mengelola organisasi dan data mereka. Anda dapat dengan mudah membagikan file dengan orang di luar organisasi Anda. Dalam panduan ini, kami menunjukkan kepada Anda cara membagikan file di OneDrive dengan pengguna eksternal tanpa masalah dan mengelola file yang dibagikan.

Cara berbagi file dan folder dengan pengguna eksternal di OneDrive for Business

Jika Anda menggunakan OneDrive untuk keperluan pribadi atau pekerjaan, mudah untuk berbagi file dengan pengguna eksternal di luar organisasi Anda atau dengan pengguna layanan cloud atau email lainnya. Anda dapat berbagi file di OneDrive dengan pengguna eksternal dan mengelolanya sebagai berikut.

Konfigurasikan di pusat admin SharePoint
Bagikan file dan atur opsi

Mari kita masuk ke rincian prosesnya.

1. Konfigurasikan di pusat admin SharePoint

Untuk berbagi file dengan pengguna eksternal di OneDrive dari akun organisasi Anda yang menggunakan paket Microsoft 365 Business, Anda perlu mengonfigurasi opsi berbagi yang memungkinkan Anda berbagi dengan pengguna eksternal.

Akses pusat admin SharePoint dari akun Microsoft 365 Business Anda. Perluas Policies dan klik Sharing. Ini membantu Anda mengonfigurasi kebijakan berbagi.

Kemudian, di halaman Berbagi, temukan opsi Berbagi eksternal. Geser penggeser di bawah OneDrive untuk mengubah pengaturan berbagi. Jika Anda ingin berbagi file dengan siapa pun dan membiarkan mereka mengakses dengan tautan, Anda dapat membiarkannya pada Siapa pun.

Atau Anda bisa mengubah opsi dengan menggeser penggeser. Sekarang, di bawah Tautan file dan folder itu bisa menjadi mode default saat Anda membagikan sesuatu melalui OneDrive kepada pengguna eksternal. Jika Anda ingin membagikan file hanya untuk dilihat, centang tombol di samping Lihat di bawah Pilih izin yang dipilih secara default untuk tautan berbagi. Demikian pula, untuk mengizinkan edit, pilih Edit.

Anda juga dapat mengonfigurasi opsi ini secara individual untuk setiap file atau folder saat berbagi di OneDrive. Setelah konfigurasi opsi berbagi berhasil, klik Simpan untuk menerapkan perubahan ke seluruh organisasi Anda.

Anda dan anggota organisasi Anda sekarang akan dapat membagikan tautan dengan siapa saja di luar organisasi Anda.

Terkait: Cara berbagi file dan folder di OneDrive dengan orang lain menggunakan tautan.

2. Bagikan file dan konfigurasi opsi

Buka OneDrive organisasi Anda dan telusuri file atau folder yang ingin Anda bagikan dengan pengguna eksternal organisasi Anda. Arahkan kursor ke file atau folder dan klik tombol Bagikan yang muncul.

Di pop-up opsi berbagi yang muncul, masukkan detail kontak pengguna eksternal, centang tombol drop-down di samping ikon pena dan pilih apakah mereka dapat mengedit, melihat, atau membatasi mereka dari mengunduh file menggunakan opsi Dapat mengedit, dapat melihat, dan Tidak dapat mengunduh.

Untuk mengonfigurasi opsi tautan, klik ikon Gear di sebelah Copy link.

Di pengaturan Tautan, pilih siapa yang dapat menggunakan tautan tersebut. Anda juga dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa, dan kata sandi untuk melindungi file dari akses yang tidak sah. Setelah mengonfigurasi semuanya, klik Terapkan untuk menyimpan perubahan.

Sekarang akan menutup pengaturan tautan, dan menampilkan opsi berbagi. Klik Kirim untuk membagikan file.

Jika Anda gagal mengonfigurasi tanggal kedaluwarsa atau opsi terkait dan ingin menghentikan berbagi file dengan pengguna eksternal, arahkan kursor ke file dan klik ikon tiga titik. Pilih Kelola akses dari opsi yang tersedia.

Di opsi Kelola akses, klik tombol Berhenti berbagi untuk menghentikan file agar tidak dapat diakses oleh pengguna eksternal organisasi Anda.

Dengan cara ini Anda dapat membagikan file dengan pengguna eksternal di OneDrive dan membatasi mereka dari mengaksesnya.

Bisakah saya membagikan file OneDrive dengan seseorang yang tidak memiliki OneDrive?

Anda dapat membagikan file dengan seseorang yang tidak memiliki OneDrive, akun Outlook, atau akun terkait Microsoft apa pun. Yang Anda butuhkan hanyalah alamat email untuk berbagi file. Anda dapat memasukkan alamat email orang lain di opsi berbagi untuk mengatur akses. Jika orang tersebut bahkan tidak memiliki alamat email, Anda bisa cukup menyalin tautan dan membagikannya dengan mereka di aplikasi obrolan. Anda perlu mengatur file tersebut agar memungkinkan siapa saja yang memiliki tautan dapat mengaksesnya.

Bagaimana cara mengaktifkan berbagi eksternal di OneDrive?

Untuk mengaktifkan berbagi eksternal di OneDrive, Anda perlu mengaktifkan pusat admin SharePoint dari akun Microsoft 365 Business Anda. Kemudian, di bawah Kebijakan, Anda akan menemukan opsi Berbagi. Konfigurasikan opsi berbagi sesuai kebutuhan Anda. Setelah itu, buka OneDrive dan bagikan file dengan mengarahkan kursor ke file atau folder dan mengklik tombol Bagikan.