File dan folder baru Power Query tidak muncul di SharePoint

Ketika Anda menambahkan file atau folder baru ke pustaka dokumen SharePoint, terkadang Power Query gagal mendeteksinya bahkan setelah menyegarkan kueri. Dalam postingan ini, kita akan melihat apa yang harus dilakukan jika file dan folder baru Power Query tidak muncul di SharePoint.

File dan folder baru Power Query tidak muncul di SharePoint

Power Query menyimpan metadata (daftar file, struktur folder) dari SharePoint untuk meningkatkan kinerja. Ketika Anda terhubung melalui From SharePoint Folder, Power Query menyimpan snapshot lokal dari isi perpustakaan. File atau folder baru mungkin tidak muncul karena cache tidak dibatalkan secara otomatis, atau karena konektor SharePoint yang mendasarinya menggunakan tampilan lama yang mengecualikan item terbaru. Selain itu, pengaturan tingkat privasi dan cara Power Query menyelesaikan jalur folder (misalnya, menggunakan URL perpustakaan vs. URL situs) dapat menyebabkan perubahan terlewat. Dalam beberapa kasus, respons REST API SharePoint dipaginasi, dan penanganan default Power Query hanya mengambil batch pertama item, melewatkan item yang lebih baru.

Jika file dan folder Power Query baru tidak muncul di SharePoint, Anda perlu berbicara terlebih dahulu dengan admin TI Anda untuk memastikan Anda memiliki hak istimewa untuk mengaksesnya. Jika masalah ini tidak terkait dengan izin, ikuti solusi yang disebutkan di bawah ini.

  1. Bersihkan Cache Power Query
  2. Hubungkan menggunakan URL root situs alih-alih URL perpustakaan Anda
  3. Gunakan ShrePoint REST API dari Web.Content

Mari kita bicarakan tentang mereka secara rinci.

1. Bersihkan cache Power Query

Power Query menyimpan cache lokal dari daftar folder dan file. Menghapus cache ini memaksa pengambilan data baru secara lengkap dari SharePoint, menghilangkan setiap referensi usang ke struktur folder lama atau file yang hilang. Ikuti langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini untuk melakukan hal yang sama.

Power BI

  1. Luncurkan aplikasi Power BI.
  2. Arahkan ke File > Opsi dan pengaturan > Opsi.
  3. Klik pada tab Data Load dari bagian Global.
  4. Klik pada Bersihkan Cache.

Excel

  1. Buka Excel.
  2. Pergi ke Opsi > Simpan.
  3. Arahkan ke Pengaturan cache.
  4. Klik pada Hapus file yang di-cache, lalu klik lagi pada Hapus File yang Di-cache.

Semoga ini bisa menyelesaikan pekerjaan untukmu.

2. Sambungkan menggunakan URL root situs daripada URL pustaka

Jika Anda memberikan Power Query alamat web penuh dari sebuah folder di dalam SharePoint (seperti yang Anda lihat di browser Anda), terkadang ia mengingat daftar file lama. Tetapi jika Anda hanya memberikannya alamat situs utama (halaman utama situs SharePoint Anda), Power Query dipaksa untuk menanyakan ke SharePoint apa yang ada di dalam saat ini? dan mendapatkan daftar yang baru dan lengkap setiap kali.

Power BI

  • Buka Power BI Desktop.
  • Klik Tab Beranda > Dapatkan Data > Lainnya… (jika perlu, cari “folder SharePoint”).
  • Di jendela Dapatkan Data, cari folder SharePoint di kotak pencarian.
  • Pilih folder SharePoint dari daftar.
  • Klik Hubungkan.
  • Di dialog folder SharePoint, tempel URL root situs Anda:
    https://yourcompany.sharepoint.com/sites/YourSiteName (tidak ada apa pun setelah itu).
  • Klik OK.
  • Di Navigator, centang kotak di sebelah pustaka dokumen Anda (misalnya, "Dokumen Bersama").
  • Kemudian klik Transform Data.
  • Di Editor Power Query, klik Tab Beranda > Perbarui Pratinjau. Konfirmasi bahwa item baru muncul.
  • Klik Tutup & Terapkan.

Excel

  • Buka Excel.
  • Klik tab Data.
  • Klik Dapatkan Data > Dari File > Dari Folder SharePoint. Jika Anda tidak melihat itu, klik Dapatkan Data > Dari Layanan Online > Dari Folder SharePoint.
  • Di jendela Folder SharePoint, hapus apa pun di kotak URL Situs dan ketik tepat:
    https://yourcompany.sharepoint.com/sites/YourSiteName
    (Ganti dengan alamat situs Anda yang sebenarnya; tidak ada apa pun setelah /sites/YourSiteName)
  • Klik OK.
  • Di jendela Navigator yang terbuka, di sisi kiri, klik sekali pada pustaka dokumen Anda (misalnya, "Dokumen Bersama" atau "Dokumen").
  • Jangan klik Muat dulu. Klik tombol Ubah Data.
  • Di Editor Power Query, klik tab Beranda > Segarkan Pratinjau (panah melingkar).
  • Periksa apakah file/folder baru Anda muncul.
  • Kemudian klik Tutup & Muat.

Akhirnya, periksa apakah masalahnya masih ada.

3] Gunakan SharePoint REST API dengan Web.Contents

Endpoint REST API mengembalikan struktur folder saat ini setiap kali kueri dijalankan, melewati seluruh cache folder internal Power Query sepenuhnya.

Jika Anda menggunakan Excel, klik pada tab Data > Dapatkan Data > Dari Sumber Lain > Kueri Kosong.

Di Power Query Editor, klik pada tab Home > Advanced Editor.

Hapus semuanya di editor dan tempel kode ini (ganti tiga nilai placeholder).

let
siteUrl = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite",
relativePath = "/sites/yoursite/Shared Documents",
apiUrl = siteUrl & "/_api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('" & relativePath & "')/Files",
response = Json.Document(Web.Contents(apiUrl, [Headers=[Accept="application/json;odata=verbose"]])),
files = response[value][results]
in
files

Catatan: Ubah yourtenant, yoursite, dan jalur folder agar sesuai dengan SharePoint Anda.

Jika Anda pengguna Power BI, pergi ke Beranda > Dapatkan Data > Kueri Kosong (atau Kueri Kosong di bagian bawah daftar). Kemudian, di Power Query Editor, navigasikan ke Beranda > Editor Lanjutan; hapus semuanya dan tempel kode yang disebutkan sebelumnya. Klik Selesai.

Akhirnya, pergi ke Beranda > Segarkan Pratinjau > Tutup & Terapkan.

Itu saja!

Mengapa saya tidak bisa menambahkan folder baru di SharePoint?

Ini biasanya terjadi karena izin yang tidak cukup atau aturan validasi kolom yang memblokir tindakan. Jika pustaka Anda memiliki izin unik, pastikan akun Anda memiliki akses setidaknya tingkat Berkontribusi. Juga, periksa jika ada formula validasi kolom, karena ini bisa sepenuhnya mencegah pembuatan folder baru. Solusi cepatnya adalah menggunakan tab Files dan memilih New Folder daripada tombol +New, yang kadang-kadang bisa melewati pembatasan tersebut.

Mengapa folder saya tidak tersinkronisasi dengan SharePoint?

Kegagalan sinkronisasi biasanya terjadi ketika Anda memiliki perpustakaan yang disinkronkan dan pintasan OneDrive ke lokasi yang sama, sehingga menimbulkan konflik. Solusinya adalah menghapus pintasan dari OneDrive online, lalu memutuskan dan menyambungkan kembali akun OneDrive Anda. Selain itu, periksa bahwa klien OneDrive Anda diperbarui dan jeda/lanjutkan sinkronisasi dari ikon baki sistem untuk memaksa penyegaran.

Artikel terkait