Saya membuat 3 aturan di Outlook dan kotak masuk saya sekarang sebagian besar membersihkan dirinya sendiri

Kotak masuk saya dulunya berantakan. Itu dulu lebih membuat saya stres daripada membantu saya. Saya akan membuka Outlook pertama kali di pagi hari untuk segera menangani tugas-tugas saya. Tetapi dalam beberapa menit, saya mendapati diri saya kesulitan menemukan email penting, menelusuri buletin yang saya tidak ingat pernah berlangganan, dan terganggu oleh notifikasi yang tidak diinginkan. Saya terus memberitahu diri sendiri bahwa saya akan membersihkan kotak masuk nanti, tetapi itu tidak pernah terjadi.

Segalanya berubah ketika saya mulai menggunakan Aturan Outlook. Kotak masuk saya otomatis mengatur dirinya sendiri di latar belakang. Akibatnya, email penting saya menjadi lebih mudah terlihat dan kekacauan berhenti menumpuk. Saya mengira Aturan Outlook akan rumit, tetapi ternyata tidak. Saya mulai dengan hanya tiga aturan, dan mereka telah mengubah tampilan dan perasaan kotak masuk saya.

Secara otomatis memindahkan buletin dari kotak masuk utama saya

Kirim buletin ke folder khusus

Buletin adalah sumber kebisingan dan gangguan terbesar di kotak masuk saya. Saya tidak ingin berhenti berlangganan sepenuhnya. Saya benar-benar menikmati membaca beberapa di antaranya sesekali, tetapi saya juga tidak ingin mereka memenuhi kotak masuk utama saya. Saya ingin semua buletin saya dipindahkan secara otomatis ke folder khusus.

Jadi, saya membuat aturan untuk memastikan bahwa email kerja penting atau pesan mendesak saya tidak hilang di antara newsletter. Aturan ini mengidentifikasi email dari pengirim newsletter dan memindahkannya ke folder ‘Newsletter’ saya, menjaga kotak masuk utama saya tetap bersih dan bebas dari gangguan.

Berikut cara Anda bisa melakukannya:

Buka Outlook dan klik pada ikon Pengaturan di kanan atas.
Di bagian Mail, klik Rules dan tekan tombol Add new rule.
Sebagai alternatif, buka File > Kelola Aturan & Peringatan > Aturan Baru.
Beri nama untuk aturan Anda. Misalnya, saya menamakannya Pindahkan Buletin.
Di bawah Tambahkan kondisi, pilih kondisi seperti: Pengirim berisi “newsletter” DAN subjek/isi berisi “unsubscribe."
Di bawah Tambahkan tindakan, pilih Pindahkan ke dan pilih/buat folder tempat Anda ingin menyimpan buletin Anda.
Akhirnya, klik tombol Simpan untuk membuat aturan.

Begitu saya membuat aturan ini, buletin sama sekali tidak masuk ke kotak masuk saya. Tapi mereka masih ada di folder khusus untuk ketika saya benar-benar ingin membacanya.

Prioritaskan email dari kontak penting

Buat email penting menonjol

Saya menerima banyak email setiap hari, tetapi tidak semua email layak mendapatkan perhatian yang sama. Secara default, kotak masuk Anda memperlakukan setiap email dengan cara yang sama. Pesan penting dari kantor saya akan berada persis di sebelah pembaruan acak dan email promosi. Di tengah kekacauan ini, saya terkadang melewatkan pesan penting yang seharusnya saya tanggapi lebih cepat.

Jadi, saya memutuskan untuk membuat aturan yang bisa membuat email dari kontak penting saya langsung menonjol. Selain itu, saya membuat aturan lain yang mengurangi gangguan dari kontak dengan prioritas rendah. Jadi, saya tidak terganggu oleh email yang tidak membutuhkan perhatian segera saya.

Berikut cara mengatur aturan prioritas:

Buka Pengaturan > Mail > Aturan > Tambahkan aturan baru.
Beri nama untuk aturan Anda. Saya memberinya nama Kontak Penting.
Di bawah Tambahkan kondisi, pilih Dari dan Tambahkan alamat email kunci.
Di bawah Aksi, Anda dapat memilih satu atau lebih: Tandai dengan kepentingan dan atur tingkat prioritas, Sematkan pesan, atau Pindahkan ke folder khusus seperti Prioritas.
Simpan aturan itu.

Berikut cara membuat aturan opsional untuk membungkam email dengan prioritas rendah:

Pergi ke Mail > Rules > Add new rule.
Beri nama aturan Anda (sesuatu seperti Email Prioritas Rendah)
Di bawah Tambahkan kondisi, Anda dapat memilih sesuatu seperti: Dari dan Tambahkan pengirim tertentu yang Anda anggap berprioritas rendah. Anda juga dapat menambahkan Subjek termasuk dan menggunakan kata kunci seperti “promo,” “pembaruan,” atau “notifikasi”.
Di bawah Tambahkan tindakan, pilih apa yang ingin Anda lakukan, seperti Pindahkan ke folder “Prioritas Rendah” atau “Lainnya”, atau Tandai sebagai telah dibaca sehingga tidak muncul sebagai belum dibaca.
Simpan aturan itu.

Ini akan memberi Anda ketenangan pikiran bahwa Anda tidak akan melewatkan pesan yang mendesak atau penting. Selain itu, email dengan prioritas rendah Anda masih akan dapat diakses.

Otomatis mengarsipkan tanda terima dan notifikasi sistem

Jangan biarkan email transaksional menghalangi Anda

Bukan berarti struk, OTP, dan notifikasi sistem tidak berguna, tetapi mereka tidak seharusnya ada di kotak masuk utama saya. Sebelumnya, saya biasa menghapus atau mengarsipkannya secara manual. Tapi sekarang, saya telah membuat Aturan Outlook untuk menyimpannya secara otomatis.

Buka Pengaturan > Mail > Aturan > Tambah aturan baru
Beri nama aturan itu sesuatu seperti Penerimaan & Peringatan.
Di bawah Tambah kondisi, Anda bisa menggunakan Subjek mencakup kata-kata seperti “struk,” “faktur,” “OTP,” “verifikasi,” atau “pesanan.” Anda juga bisa menggunakan Dari dan pengirim yang dikenal seperti bank, aplikasi, atau layanan.
Di bawah Action, pilih Move to dan Buat/pilih folder seperti “Receipts”
Tekan tombol Simpan.

Aturan ini mendeteksi email transaksional atau sistem saya dan memindahkannya ke folder khusus. Ini membantu saya menjaga kotak masuk tetap rapi sambil tetap mempertahankan catatan transaksi yang bersih.

Cara mendapatkan manfaat maksimal dari Aturan Outlook

Begitu Anda mulai menggunakan Aturan, Outlook mulai bekerja untuk Anda dengan cara yang selalu Anda inginkan. Saya percaya bahwa ini adalah salah satu fitur Outlook yang paling diremehkan. Untuk memanfaatkannya secara optimal, Anda harus memulai dari yang kecil. Inilah yang tepatnya saya lakukan. Alih-alih membuat selusin aturan, saya memulai hanya dengan tiga aturan yang memberikan dampak besar. Saat membuatnya, Anda harus menggunakan folder Anda dengan bijak dan memberi nama yang sederhana seperti Newsletter dan Prioritas, yang lebih mudah diingat. Seiring berubahnya kebiasaan email Anda, Anda dapat menyesuaikan kondisi dan menyempurnakan aturan Anda. Selain itu, pastikan untuk meninjaunya secara berkala untuk memastikan tidak ada yang salah arah.

Aturan Outlook tidak hanya memberi Anda kotak masuk yang lebih rapi, tetapi juga kejernihan mental. Sekarang kotak masuk saya teratur secara otomatis, saya hampir tidak menghabiskan waktu menyortir email sendiri. Kotak masuk saya mengurus dirinya sendiri setiap hari.