Saya mengubah Google Drive saya yang berantakan menjadi basis pengetahuan yang dapat dicari dengan fitur baru Gemini

Google Drive selalu dibandingkan dengan laci digital. Mengingat jumlah dokumen yang kita lewati setiap hari, tidak butuh waktu lama untuk berubah menjadi laci berantakan. Saya mengatur Google Drive dengan sangat rapi, dengan hierarki folder dan nama file yang tepat. Bilah pencarian Drive juga sangat bagus. Tapi itu tidak pernah terasa seperti otak kedua yang sesungguhnya.

Gemini mengubah itu. Google diam-diam telah mengubah Drive menjadi sesuatu yang lebih mirip otak yang dapat dicari, yang bisa membaca file Anda, memahami konteks Anda, dan menghadirkan jawaban tanpa membuat Anda melakukan pekerjaan keras. Sekarang, ada lebih dari satu cara untuk menjadikannya asisten yang lebih pintar, baik di dalam Workspace maupun melalui Gemini. Anda akan memerlukan paket Google AI untuk integrasi ini.

Tambahkan dari Drive menjangkau dokumen apa pun secara instan

Ambil konteks dari file yang ada untuk jawaban yang berbasis

Fitur Tambahkan dari Drive di Gemini memungkinkan Anda menarik file apa pun yang disimpan langsung ke dalam sesi chat. Klik ikon + di Gemini, pilih Tambahkan dari Drive, pilih file Anda, dan tekan Masukkan. Gemini memuatnya sebagai konteks langsung secara instan. Fitur ini mendukung Google Docs, Sheets, Slides, PDF, dan CSV tanpa perlu konversi, dan Anda dapat menambahkan beberapa file sekaligus untuk membandingkan atau menyintesiskan di antaranya.

Misalkan Anda perlu menulis pembaruan mingguan, Anda bisa langsung memilih catatan rapat berantakan Anda dari Drive. AI mengumpulkan informasi itu untuk menghasilkan draf pertama yang solid dalam beberapa detik, sehingga menghemat tugas Anda untuk menata catatan. Anda juga bisa meringkas file Anda dengan opsi AI Summary (Ringkas file ini) di dalam Google Drive. Gabungkan kekuatan ini dengan berbagai penggunaan Google Drive yang tidak konvensional.

Dengan begitu, fitur ini bekerja paling baik ketika file Anda cukup terstruktur dengan baik. Saya pernah menemukan catatan yang ditulis dengan buruk di Google Doc berubah menjadi tumpukan teks yang membingungkan. Gemini tetap akan berusaha sebaik mungkin, tetapi kualitas jawabannya bergantung pada kualitas materi sumber Anda. Saya khawatir tentang privasi. Namun karena saya memiliki kontrol penuh atas apa yang dibacanya, saya tidak akan mengunggah dokumen yang benar-benar pribadi ke Google Drive sejak awal.

AI Overviews menjawab pertanyaan, bukan hanya kueri

Baca ringkasan dokumen langsung di pencarian Anda

Google membawa fitur AI Overviews-nya dari Search langsung ke Drive. Ketik pertanyaan dalam bahasa alami di bilah pencarian Drive dan Gemini menghasilkan jawaban ringkas di bagian atas hasil Anda. Anda dapat menggunakan kutipan inline yang menunjuk ke file tepat yang diambilnya. Selain itu, pilih atau klik kanan file atau folder apa pun di Drive dan minta Gemini untuk meringkas semua file di dalamnya (lihat tangkapan layar), lalu gunakan ringkasan itu sebagai titik awal untuk langkah berikutnya, seperti menulis laporan atau membuat presentasi.

Ini juga dapat menarik informasi dari Gmail dan Google Calendar, jadi jawaban atas "Apa yang kita sepakati dalam rapat bulan lalu?" mungkin menggabungkan sebuah Dokumen, email, dan catatan kalender. Ini sepenuhnya menghilangkan waktu yang terbuang untuk mengklik lewat lima dokumen hanya untuk memeriksa detail kecil.

Dulu saya sangat bergantung pada konvensi penamaan yang ketat karena saya tidak pernah mempercayai bilah pencarian bawaan untuk menemukan apa yang sebenarnya saya inginkan. Saya berasumsi bahwa ringkasan AI akan berhalusinasi dan melewatkan sumber utama serta memberi saya jawaban yang salah. Sekarang, alih-alih mencari "Q4_Goals_v3," saya bisa bertanya "Apa tiga tujuan utama yang saya tetapkan untuk Q4?" dan membiarkan Gemini menemukan jawabannya.

Jadi, itu telah bertahan dengan baik dari kedua sisi. Setiap jawaban disertai sumber yang dikutip yang bisa saya klik untuk memverifikasi, yang membuatnya menjadi alat penelitian yang jauh lebih andal. Salah satu penggunaan umum saya adalah menjalankannya pada folder yang penuh dengan potongan koran dan menghasilkan ringkasan daripada membacanya satu per satu.

Panel sisi Ask Gemini adalah peneliti Anda

Jawaban dari Google Drive tinggal satu pertanyaan lagi

Panel samping Ask Gemini berada di sudut kanan atas Drive dan mengubah seluruh perpustakaan file Anda menjadi antarmuka percakapan. Pembuatan konten dengan Gemini di dalam Drive hanyalah salah satu penggunaan dasarnya. Anda dapat mengajukan pertanyaan umum di seluruh Drive Anda atau mempersempit cakupan dengan menyebut file tertentu menggunakan @filename atau @foldername. Seperti percakapan Gemini lainnya dengan prompt, pertanyaan lanjutan dibangun berdasarkan jawaban sebelumnya, sehingga Anda dapat menghubungkannya dalam beberapa percakapan tanpa kehilangan konteks.

Awalnya, membuka panel samping untuk "mengobrol dengan Drive saya" terasa seperti membuang-buang ruang layar yang berharga dan menjadi gangguan. Saya begitu terbiasa menggunakan tips pencarian Google Drive dan membaca manual daripada menganggap prompt obrolan sebagai titik awal di kotak kosong.

Tetapi jika Anda telah menimbun banyak file, ini sangat menghemat waktu. Ask Gemini memungkinkan Anda mengajukan pertanyaan yang kompleks di seluruh kehidupan digital Anda. Anda dapat menginstruksikannya untuk menelusuri dokumen, entri kalender, dan pesan Gmail secara bersamaan untuk penelitian. Panel samping menghargai spesifikasi. Semakin tepat pertanyaan Anda, semakin tajam jawabannya. Anda bahkan bisa mencoba meta-prompting dengan Gemini untuk menambahkan lebih banyak struktur dan sintaks pada prompt dasar Anda.

Setelah saya menyesuaikan diri dengan alur kerja berbasis AI yang baru, panel samping menjadi tempat pertama yang saya kunjungi sebelum membuka file apa pun. Ini mengubah Drive dari sistem penyimpanan menjadi kolaborator yang alami dan dapat diajak bercakap-cakap.

Cobalah meminta drive Anda untuk merencanakan minggu depan Anda

Buka Google Drive Anda hari ini, pilih file proyek yang akan datang, dan minta Gemini untuk membuat daftar tugas yang diprioritaskan untuk minggu Anda. Atau, cukup ringkas folder yang menumpuk untuk mendapatkan intinya. Ini adalah cara kecil untuk merasakan otomasi AI dan melihat berapa banyak menit gratis yang bisa Anda dapatkan setelah berhenti mencari dokumen yang hilang.