Jangan repot dengan IF di Excel saat Anda bisa menggunakan fungsi ini sebagai gantinya

Kebanyakan dari kita tidak pernah mempertanyakan fungsi IF. Itu bekerja, biasa digunakan, dan ada rumus untuk segalanya jika Anda bersedia menyusun cukup banyak di antaranya secara bersarang. Tetapi berfungsi dan berfungsi dengan baik adalah dua hal yang berbeda, dan IF mulai runtuh pada saat logika Anda memiliki lebih dari dua atau tiga kondisi.

Bilah formula menjadi dinding tanda kurung; satu tanda kurung yang salah tempat bisa merusak keseluruhan, dan melakukan debug sangat sulit. Fungsi SWITCH menangani logika yang sama dengan sebagian kecil karakter — dan begitu Anda menggunakannya, kembali ke formula IF bersarang terasa tidak perlu.

SWITCH adalah fungsi yang seharusnya Anda gunakan

Ini melakukan pekerjaan yang sama seperti IF bersarang, tetapi tanpa kekacauan

SWITCH mengevaluasi sebuah ekspresi tunggal dan mencocokkannya dengan daftar nilai, mengembalikan hasil untuk kecocokan pertama yang ditemukannya. Ini adalah salah satu fungsi kondisional yang membuat lembar Excel saya lebih pintar. Sintaksnya adalah:

=SWITCH(expression, value1, result1, value2, result2, ..., [default])

• Ekspresi: Nilai yang Anda uji. Biasanya ini adalah referensi sel.
• Nilai: Apa yang Anda cocokan dengan ekspresi.
• Hasil: Apa yang dikembalikan SWITCH saat kecocokan ditemukan.
• Default (Opsional): Apa yang dikembalikan jika tidak ada yang cocok — selalu layak untuk disertakan.

Di mana IF membuat Anda menyatakan kembali kondisi di setiap tingkat, SWITCH mengevaluasi ekspresi sekali dan bekerja melalui daftar. Ini adalah perbedaan kecil yang cepat terkumpul ketika Anda berurusan dengan lima atau enam kondisi.

Ambil kalkulator nilai sebagai contoh. Dengan IF bersarang, Anda menulis sebuah rumus yang membungkus dirinya sendiri berulang kali. Dengan SWITCH, Anda mencantumkan nilai-nilai secara urut dan melanjutkan. Rumusnya tetap datar, dan rumus datar tidak menipu Anda.

SWITCH menangani skenario dunia nyata lebih baik daripada IF

Begini tampilannya dengan data sebenarnya

Data penjualan adalah contoh yang baik tentang di mana SWITCH mendapatkan posisinya. Kolom Wilayah berisi empat nilai: Utara, Selatan, Timur, dan Barat. Misalkan Anda perlu menetapkan manajer regional untuk setiap entri. Dengan IF bersarang, Anda sudah menulis empat tingkat kedalaman. Dengan SWITCH, rumusnya menjadi satu baris yang rapi:

=SWITCH(B2, "North", "John", "South", "Sarah", "East", "Mike", "West", "Lisa", "Unassigned")

Argumen "Unassigned" adalah default dan mencakup wilayah mana pun yang tidak cocok. IF bersarang membutuhkan kondisi tambahan untuk itu. SWITCH hanya menambahkannya di akhir.

Logika yang sama berlaku untuk tingkat komisi, label status, atau kolom mana pun di mana satu set nilai tetap dipetakan ke satu set hasil tetap. Menambahkan wilayah kelima berarti menambahkan satu pasangan nilai-hasil — tidak ada hal lain dalam rumus yang berubah. Dengan IF bersarang, Anda membuka kembali struktur yang sudah sulit dibaca pada percobaan pertama.

Ada beberapa hal yang tidak bisa dilakukan SWITCH

Ketika kondisi Anda melibatkan rentang, IFS adalah pilihan yang lebih cerdas

Kolom Margin Laba adalah ilustrasi paling jelas dari batas di mana SWITCH mencapai batasnya. Kolom ini mengklasifikasikan setiap penjualan sebagai "Tinggi," "Sedang," atau "Rendah" berdasarkan rentang margin yang dihitung, dan SWITCH tidak bisa melakukan itu. SWITCH mencocokkan nilai yang tepat, bukan kondisi. Pada saat logika Anda melibatkan lebih besar dari, kurang dari, atau di antara, Anda memerlukan fungsi IFS.

IFS mengevaluasi serangkaian kondisi logis secara berurutan dan mengembalikan hasil untuk yang pertama kali yang benar:

=IFS(margin>0.3, "High", margin>0.15, "Medium", margin<=0.15, "Low")

Ini tidak memerlukan penyusunan bersarang atau membungkus satu fungsi di dalam fungsi lain, dan setiap kondisi berada pada tingkat yang sama. Ini terbaca hampir seperti pohon keputusan yang ditulis dalam bahasa biasa.

Hal utama yang harus benar dengan IFS adalah urutan kondisi. Karena berhenti pada kecocokan pertama yang benar, menempatkan kondisi yang lebih umum sebelum kondisi yang lebih sempit akan menelan hasil yang seharusnya jatuh di tempat lain. Oleh karena itu, mulailah dengan spesifik, kerjakan ke luar, dan jika Anda ingin menampung semuanya, ulangi kondisi terakhir sebagai pernyataan yang pasti benar.

Beralih dari IF di spreadsheet Anda yang ada

Anda tidak perlu menulis ulang semuanya sekaligus

Kolom Komisi dalam contoh lembar Excel adalah tempat yang masuk akal untuk memulai. Saat ini menggunakan IF di dalam LET untuk menerapkan pengali bonus ketika komisi melebihi $500. Itu tidak sulit dibaca, tetapi itu juga bukan batas bawah seberapa bersihnya bisa dibuat.

Kerjakan salinan lembar kerja terlebih dahulu. Ganti satu rumus, pastikan hasilnya sesuai dengan yang asli, lalu lanjutkan. Jangan mengganti banyak rumus di seluruh kolom sampai Anda memastikan logikanya berlaku untuk kasus-kasus tepi — seperti komisi sebesar tepat $500, yang terletak tepat pada kondisi batas.

Alat Evaluate Formula (yang dapat Anda akses melalui Formulas > Evaluate Formula) layak digunakan di sini. Alat ini menelusuri formula satu operasi pada satu waktu, sehingga jauh lebih mudah untuk menangkap kondisi yang dijalankan dalam urutan yang salah.

Masih ada lebih banyak dari ini

SWITCH dan IFS bagus, tetapi mereka bekerja lebih baik lagi dengan fungsi-fungsi ini

Setelah Anda merasa nyaman dengan SWITCH dan IFS, ada baiknya melihat bagaimana keduanya dipasangkan dengan fungsi lain. Membungkus SWITCH di dalam LET, misalnya, memungkinkan Anda memberi nama ekspresi sekali dan menggunakannya kembali — ini penting ketika ekspresi tersebut adalah rumus panjang daripada referensi sel sederhana. Anda dapat membangun rumus pencarian cepat menggunakan XLOOKUP, yang menangani banyak skenario yang biasanya ditangani orang dengan IF, seringkali lebih efisien. Polanya sama. Fungsi baru Excel cenderung melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit.