5 pengaturan Gmail yang saya ubah untuk akhirnya merebut kembali hari kerja saya

Saya sering bertanya pada diri sendiri apakah kita memiliki hubungan yang sehat dengan kotak masuk Gmail kita (atau jenis email apa pun). Bahkan di masa pesan instan dan WhatsApp saat ini, urgensi yang kita rasakan ketika email baru masuk ke kotak masuk tidak berkurang. Setiap notifikasi membuat kita terus berlari di treadmill keseharian. Atau dalam perlombaan menuju inbox kosong dan kelegaan dari kekacauan.

Akhir-akhir ini, saya memutuskan untuk berhenti memperlakukan tab Gmail seperti jendela obrolan instan. Perubahan ini tidak hanya datang dari disiplin saja. Ini berasal dari mengubah beberapa pengaturan pintar di Gmail. Penyesuaian alur kerja Gmail ini membantu saya memperlambat respons, mengurangi rasa urgensi palsu, dan menciptakan ruang untuk pekerjaan mendalam alih-alih balasan yang terus-menerus.

Respon Liburan tidak hanya untuk hari libur

Gunakan balasan otomatis untuk mengatur ekspektasi dan mengurangi tekanan dalam merespons

Mengapa balasan otomatis liburan hanya muncul saat bepergian? Anda bisa menggunakannya untuk mengirim balasan otomatis kepada siapa saja yang mengirim email kepada Anda. Di Gmail, pergi ke Pengaturan -> Lihat semua pengaturan -> Umum -> Balasan otomatis liburan, nyalakan, atur tanggal mulai, dan tulis catatan tenang tentang respons yang lebih lambat. Saya menggunakannya selama minggu kerja mendalam untuk mengatakan bahwa saya memeriksa email dua kali sehari.

Saya merasa aneh ketika mengaktifkannya pada hari biasa. Rasanya seperti saya berpura-pura tidak tersedia. Saya membayangkan orang-orang menjadi frustrasi oleh pesan robotik ketika mereka membutuhkan jawaban cepat untuk pertanyaan sederhana.

Namun, saya segera menyadari bahwa komunikasi yang jelas lebih baik daripada harapan palsu. Orang menghargai mengetahui dengan tepat kapan saya akan meninjau pesan mereka, dan balasan otomatis secara drastis mengurangi email tindak lanjut. Tentu saja, tetaplah menjaga pesan balasan otomatis Anda profesional dan jangan lupa untuk mematikannya ketika Anda tidak membutuhkannya.

Tetapkan status obrolan khusus untuk menandakan ketersediaan Anda

Beri tahu rekan kerja agar tidak mengharapkan balasan instan

Jika Anda menggunakan Google Chat/Meet bersama Gmail, klik dropdown Status di kanan atas di sebelah ikon profil Anda. Pilih Atur status, tulis pesan khusus, dan atur durasinya. Anda bahkan dapat memilih Atur sebagai tidak aktif atau Jangan ganggu. Status ini akan muncul di seluruh Google Workspace Anda. Jika Anda tidak melihat Google Chat, aktifkan dari Pengaturan -> Lihat semua pengaturan -> Chat dan Meet -> Google Chat.

Awalnya, saya merasa canggung mengumumkan bahwa saya sedang “bekerja mendalam” atau “offline sampai jam 3 sore.” Rasanya seperti memberi sinyal produktivitas secara sadar. Dan entah kenapa rasanya lebih mudah di saluran Slack daripada di kotak masuk.

Tetapi pesan status membantu membuat ketersediaan Anda menjadi jelas. Ini seperti pagar yang melindungi waktu Anda tanpa perlu mengirim email defensif nanti, terutama kepada manajer atau atasan.

Gunakan Kirim Terjadwal untuk menunda balasan yang tidak mendesak

Mencegah rantai balasan langsung

Saat menulis email, klik panah di sebelah Kirim dan pilih Jadwalkan pengiriman. Pilih waktu yang disarankan atau pilih Pilih tanggal & waktu. Anda juga dapat meninjau email yang dijadwalkan di bawah folder Terjadwal di bilah sisi kiri.

Anda dapat memproses email secara batch di malam hari dan mengirimkan semuanya pada pukul 9 pagi keesokan harinya. Saya dulu mengirimkan balasan segera setelah selesai menulisnya. Itu terasa produktif. Tapi itu juga membuka pertukaran bolak-balik di mana setiap email terasa mendesak.

Sekarang saya membuat draf ketika itu sesuai untuk saya dan mengirimkannya selama jam kerja. Penundaan kecil itu menurunkan pemicu urgensi saya, membantu saya memikirkan pesan-pesan dengan kepala yang lebih jernih, dan membantu saya tetap berada dalam batas yang lebih sehat.

Atur waktu tunda yang sesuai dengan jadwal Anda

Dorong email ke masa depan

Arahkan kursor ke email dan klik ikon jam untuk Tunda, atau buka pesan dan pilih Tunda dari bilah atas. Jika Anda tidak melihatnya, buka Pengaturan -> Lihat semua pengaturan -> Umum -> Aksi arahkan kursor -> Aktifkan aksi arahkan kursor. Anda juga bisa menunda sekelompok email dan menggunakan Aksi geser email untuk menundanya dengan menggeser di ponsel Anda. Manfaat sampingan menggunakan Tunda adalah mengurangi kekacauan visual.

Saya jarang menggunakan fitur ini karena saya takut lupa membalas email. Tapi waktu tunda tidak harus sewenang-wenang. Sekarang, saya menetapkan waktu khusus (misalnya, jendela energi rendah pada siang hari) ketika memeriksa email tidak mengurangi produktivitas.

Cobalah menggabungkan waktu Snooze dengan fitur Gmail lainnya seperti Nudges dan Smart Reply untuk meningkatkan produktivitas email Anda.

Bisukan rangkaian email yang mencuri perhatian Anda

Diamkan thread grup yang berisik tanpa menghapus pesan aslinya

Buka percakapan yang bising, klik menu tiga titik, dan pilih Bisu. Thread akan melewati kotak masuk Anda dan langsung pindah ke Semua Surat. Anda masih akan menerima pesan, tetapi pesan tersebut tidak akan membutuhkan perhatian segera.

Saya biasa menjaga setiap utas tetap terlihat jika ada sesuatu yang penting terjadi. Ketakutan akan ketinggalan membuat saya terikat pada percakapan yang sedikit berkaitan dengan pekerjaan saya yang sebenarnya. Saya ingat membaca "Ditempel salinan tidak berarti bertanggung jawab" di suatu tempat!

Thread yang dibisukan masih dapat dicari. Jika seseorang sangat membutuhkan masukan Anda pada thread yang dibisukan, mereka akan menambahkan alamat email Anda ke baris "To" atau "Cc" secara langsung, yang secara otomatis akan membuka bisu percakapan tersebut. Dengan penggunaan fitur Bisu secara proaktif, kotak masuk Anda berhenti berfungsi sebagai umpan pemberitahuan untuk prioritas orang lain.

Anda tidak perlu mengubah setiap pengaturan Gmail sekaligus

Kecemasan terhadap email itu nyata. FOMO juga sama nyata. Tetapi kemampuan untuk bekerja lebih cerdas dengan email ada di tangan kita. Kita hanya bisa belajar melalui eksperimen kecil. Jadi, nyalakan respon liburan selama sehari atau dua hari, tunda alih-alih beri bintang, dan jadwalkan setiap balasan yang tidak mendesak. Balasan yang masuk ke kotak masuk Anda akan menjadi jawaban dari eksperimen-eksperimen ini.