5 fitur tersembunyi Microsoft Word yang membuat editor PDF menjadi usang
Ada banyak aplikasi PDF hebat untuk Windows, termasuk PDFgear dan favorit pribadi saya, SumatraPDF, yang juga berfungsi sebagai pembaca eBook, buku komik, dan dokumen CHM. Namun, jika Anda adalah pengguna berat Microsoft Word, seperti saya, Anda bisa bertahan tanpa menggunakan editor PDF dan mengandalkan aplikasi Word untuk kebutuhan PDF Anda.
Dari mengedit PDF yang sudah ada hingga membuat PDF yang dilindungi kata sandi, Word diam-diam menangani tugas-tugas yang sebagian besar orang anggap memerlukan perangkat lunak PDF khusus. Saya sudah menggunakan fitur-fitur ini cukup lama, dan mereka telah menyelamatkan saya dari harus menginstal aplikasi lain lagi di PC saya.
Sunting file PDF
Buka dan ubah PDF seperti dokumen lainnya
Jika Anda belum tahu, Anda tidak memerlukan aplikasi PDF khusus untuk membuka PDF, karena bahkan browser web pun bisa melakukannya dengan baik. Tantangan sebenarnya muncul ketika Anda perlu membuat perubahan pada dokumen, dan di situlah editor PDF khusus biasanya masuk, tetapi bahkan mereka pun tidak sempurna. Sebagian besar editor PDF kesulitan mempertahankan font, beberapa mengubah format, dan pengalaman mengeditnya tidak pernah terasa sefluid bekerja di editor teks yang proper.
Word bekerja berbeda dengan editor PDF konvensional. Alih-alih mengedit PDF dalam format aslinya, Word mengubah file menjadi dokumen Word yang bisa diedit, sehingga memungkinkan Anda melakukan perubahan lebih bebas tanpa merusak format. Untuk melakukannya, klik kanan PDF mana pun, pilih Buka dengan, dan pilih Word. Anda akan melihat peringatan yang memberitahu bahwa Word akan mengonversi file, yang mungkin menyebabkan beberapa perubahan tata letak. Klik OK, dan PDF Anda akan terbuka sebagai dokumen yang bisa diedit sepenuhnya.
Setelah konversi, Word mempertahankan tata letak, paragraf, dan tabel sedekat mungkin. Font biasanya tetap dipertahankan, dan pengalaman mengedit terasa alami karena Anda bekerja di antarmuka Word yang familiar. Ini tidak sempurna untuk setiap PDF, karena tata letak kompleks dengan banyak grafik atau kolom mungkin tidak terkonversi dengan bersih. Tetapi untuk pengeditan sehari-hari seperti memperbaiki kesalahan ketik atau memperbarui tanggal, ini lebih cepat dan lebih lancar daripada membuka aplikasi terpisah.
Buat file yang sesuai dengan PDF/A
PDF siap arsip yang bertahan puluhan tahun
PDF/A adalah versi khusus dari PDF yang dirancang untuk arsip jangka panjang. Tidak seperti PDF biasa, file PDF/A menyematkan semuanya, termasuk font, profil warna, dan gambar, langsung ke dalam dokumen dan sering kali tanpa ketergantungan eksternal, JavaScript, atau enkripsi. Idenya adalah bahwa file PDF/A yang dibuat hari ini harus terlihat persis sama ketika seseorang membukanya pada tahun 2050 atau lebih.
Ini lebih penting daripada yang Anda kira. Lembaga pemerintah, pengadilan, dan institusi keuangan sering kali memerlukan PDF/A untuk dokumen resmi. Dan Microsoft Word mendukung ini secara bawaan. Pergi ke File > Export > Create PDF/XPS Document, klik Options, dan centang kotak untuk ISO 19005-1 compliant (PDF/A). Saya juga menyarankan untuk mengaktifkan Document structure tags for accessibility dan mengatur optimisasi ke Standard daripada Minimum size, karena opsi minimum dapat mengompres dokumen dengan cara yang merusak kepatuhan.
Buat PDF yang dapat diakses
Buat PDF Anda bisa digunakan dengan pembaca layar
Sambil kita berada di opsi ekspor, ada fitur terkait yang mudah terlewat. PDF yang dapat diakses berbeda dari file PDF/A, meskipun keduanya memiliki beberapa kesamaan. Di mana PDF/A fokus pada mempertahankan tampilan visual untuk arsip, PDF yang dapat diakses fokus pada membuat dokumen dapat digunakan oleh orang dengan disabilitas—melalui pembaca layar, navigasi menggunakan keyboard, dan teknologi bantuan lainnya.
Kuncinya adalah memulai dengan dokumen Word yang dapat diakses. Gunakan gaya heading yang tepat alih-alih hanya membuat teks tebal dan besar. Tambahkan teks alternatif ke gambar. Tulis teks tautan yang deskriptif alih-alih "klik di sini." Kemudian, jalankan Accessibility Checker bawaan Word di File > Info > Check for Issues untuk menemukan masalah sebelum mengekspor.
Saat Anda siap untuk mengekspor, gunakan File > Export > Create PDF/XPS Document dan klik Options. Pastikan Document structure tags for accessibility dicentang—ini menyematkan struktur bertagar yang dibutuhkan pembaca layar untuk menavigasi dokumen. Anda juga bisa mengaktifkan Create bookmarks using Headings untuk navigasi yang lebih mudah. Yang paling penting, jangan menggunakan Print to PDF atau opsi Save As PDF dasar—ini sama sekali menghapus informasi aksesibilitas.
Jika Anda membutuhkan kepatuhan arsip sekaligus aksesibilitas, Word memungkinkan Anda untuk mencentang kotak tag PDF/A dan aksesibilitas saat mengekspor. Hal itu memberi Anda file PDF/A-1a, yang merupakan standar emas untuk dokumen yang perlu siap arsip sekaligus ramah pembaca layar.
Sisipkan objek PDF
Bundel PDF di dalam dokumen Word Anda
Kemampuan untuk menyisipkan objek PDF di Word adalah salah satu fitur yang banyak orang bahkan tidak tahu ada, tetapi sangat berguna. Alih-alih melampirkan PDF secara terpisah atau menautkannya, Anda dapat menyisipkan file PDF sebenarnya ke dalam dokumen Word sebagai objek. PDF tersebut ikut berada di dalam file .docx, dan siapa pun dapat mengklik dua kali untuk membuka dokumen lengkap di penampil PDF default mereka.
Untuk melakukan ini, buka Sisipkan > Objek > Buat dari File dan pilih PDF Anda. Word menyematkan salinan penuh di dalam dokumen. Anda akan melihat ikon atau thumbnail dari halaman pertama. Klik dua kali, dan PDF akan terbuka di pembaca yang telah Anda pasang.
Ini berguna ketika Anda membuat laporan proyek yang merujuk pada kutipan vendor, laporan uji, atau sertifikat. Alih-alih mengirim lima file terpisah, semuanya dikirim dalam satu .docx. Saya juga pernah melihat ini digunakan dalam tesis akademik di mana surat persetujuan yang ditandatangani atau makalah yang diterbitkan disematkan sebagai lampiran.
Namun, ada beberapa pertukaran. Misalnya, menyematkan beberapa PDF besar akan secara signifikan membengkakkan ukuran file Anda. Fitur ini juga bekerja paling andal di Word untuk Windows, sementara pengguna Mac mungkin mengalami masalah saat membuka objek yang disematkan. Untuk koleksi besar, membuat tautan ke PDF eksternal biasanya adalah pendekatan yang lebih aman.
Tambahkan perlindungan kata sandi
Enkripsi PDF langsung saat ekspor
Jika Anda perlu membagikan dokumen rahasia sebagai PDF, Word dapat mengenkripsinya dengan kata sandi saat mengekspor. PDF menggunakan enkripsi AES, standar yang sama yang digunakan oleh bank dan lembaga pemerintah.
Untuk melakukan ini, pergi ke File > Save As, atur tipe file ke PDF, dan klik Options sebelum menyimpan. Centang Encrypt the document with a password, klik OK, dan masukkan kata sandi Anda. PDF yang dihasilkan akan meminta siapa pun yang mencoba membukanya untuk memasukkan kata sandi sebelum menampilkan konten apa pun.
Kebanyakan orang melindungi dokumen Word itu sendiri dengan kata sandi melalui File > Info > Protect Document, lalu mengekspornya ke PDF, dengan harapan proteksi tersebut terbawa. Namun, itu tidak terjadi, karena kata sandi hanya melindungi file .docx. Jadi, Anda harus menerapkan enkripsi pada saat langkah ekspor PDF secara khusus.
Ada juga keterbatasan penting. Anda tidak bisa memiliki kepatuhan PDF/A dan proteksi kata sandi dalam satu file yang sama. Standar PDF/A mengharuskan dokumen dapat dibaca secara terbuka, yang bertentangan langsung dengan enkripsi. Jika Anda membutuhkan pelestarian arsip, lewati kata sandi. Jika Anda membutuhkan kerahasiaan, lewati PDF/A. Anda bisa mempertahankan versi terpisah untuk setiap tujuan, tetapi keduanya tidak bisa ada dalam satu dokumen.
Word bukan editor PDF penuh, tetapi tidak perlu menjadi seperti itu
Sejujurnya, Word tidak akan menggantikan editor PDF penuh fitur untuk setiap skenario. Jika Anda perlu mengubah PDF apa pun menjadi percakapan menggunakan NotebookLM, memberi anotasi pada halaman dengan gambar, menggabungkan beberapa PDF, atau melakukan pekerjaan formulir berat, Anda masih akan membutuhkan perangkat lunak khusus.
Tetapi untuk tugas-tugas yang sebenarnya dilakukan kebanyakan orang dengan PDF, yaitu mengedit teks, membuat file yang sesuai dengan arsip, menambahkan perlindungan kata sandi, dan menggabungkan dokumen, Word menangani semuanya tanpa aplikasi tambahan. Fitur-fitur ini telah tersedia di Word selama bertahun-tahun, dan jika Anda sudah membayar untuk Microsoft 365, Anda sebenarnya membayar untuk seperangkat alat PDF yang cukup mumpuni yang tersembunyi di tempat yang jelas.