Cara menambahkan Kotak Surat Bersama di Outlook
Kotak surat bersama di Outlook adalah kotak masuk email terpusat yang dapat diakses oleh beberapa anggota tim. Ini sangat ideal untuk grup yang menangani alamat umum, seperti [email atau [email , memastikan pengelolaan email yang mulus dan komunikasi yang konsisten. Dalam postingan ini, kita akan mempelajari bagaimana menambahkan kotak surat bersama di Outlook.
Cara menambahkan Kotak Surat Bersama di Outlook
Kotak surat bersama meningkatkan efisiensi tim dengan memungkinkan beberapa anggota untuk memantau dan merespons dari satu identitas email yang sama, sehingga memastikan tidak ada pertanyaan yang terabaikan. Hal ini tidak hanya menjaga titik kontak yang seragam untuk pelanggan atau departemen internal, mempromosikan korespondensi yang konsisten dan profesional, tetapi juga secara signifikan meningkatkan kerja sama tim dengan memberikan setiap orang visibilitas penuh terhadap percakapan email yang relevan, sehingga seluruh kelompok tetap sejalan dan mendapat informasi.
Tambahkan Kotak Surat Bersama di Aplikasi Outlook Klasik
Untuk menambahkan kotak surat bersama menggunakan versi desktop tradisional Outlook, Anda akan menavigasi melalui serangkaian menu pengaturan. Metode ini dapat diandalkan dan memberi Anda kontrol langsung atas konfigurasi di dalam aplikasinya sendiri.
Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melakukan hal yang sama.
- Buka Outlook di desktop Anda dan pergi ke File > Pengaturan Akun.
- Pilih akun email Anda, pilih Ubah, lalu klik Pengaturan Lainnya.
- Beralih ke tab Lanjutan dan gunakan opsi Tambah untuk memasukkan alamat email kotak surat bersama.
- Konfirmasi perubahan Anda, restart Outlook, dan kotak surat akan muncul di daftar folder Anda.
Begitulah cara Anda dapat dengan mudah menambahkan kotak surat bersama di aplikasi Outlook Klasik.
Tambahkan Kotak Surat Bersama di Outlook Baru
New Outlook adalah versi Outlook yang dirancang ulang yang menawarkan pengalaman modern, sering kali otomatis. Tujuannya adalah untuk sederhana dan mengurangi langkah manual agar penggunaannya lebih mudah bagi semua orang. Jika organisasi Anda menggunakan aplikasi Outlook baru, admin Anda perlu memberikan izin terlebih dahulu. Setelah administrator Anda memberikan izin, restart aplikasi untuk menampilkan kotak surat secara otomatis.
Jika tidak muncul, klik kanan nama akun Anda di bilah sisi, pilih Tambahkan folder atau kotak surat bersama, dan masukkan alamat email bersama.
Akses Kotak Surat Bersama melalui Outlook di Web
Anda dapat mengakses kotak surat bersama secara langsung melalui browser Anda menggunakan Outlook di web. Ini adalah metode yang ideal untuk akses cepat dari perangkat mana pun tanpa perlu aplikasi desktop.
Mulailah dengan masuk ke akun Office 365 Anda di outlook.office.com. Setelah masuk, klik ikon profil Anda di sudut kanan atas dan pilih Buka kotak surat lain. Ketik nama atau alamat email dari kotak surat bersama, pilih kotak tersebut, dan kotak surat akan terbuka di tab browser baru yang sepenuhnya berfungsi untuk akses lengkap.
Itu dia!
Bagaimana cara menambahkan kotak surat bersama di Outlook?
Untuk menambahkan kotak surat bersama di Outlook, Anda harus terlebih dahulu diberikan izin oleh administrator Anda. Setelah akses diberikan, prosesnya sedikit berbeda antara platform. Di aplikasi desktop Outlook, kotak surat biasanya akan muncul secara otomatis di daftar folder Anda setelah restart. Jika tidak, Anda dapat menambahkannya secara manual melalui Pengaturan Akun. Untuk Outlook di web, Anda masuk, klik ikon profil Anda, dan gunakan fitur Buka kotak surat lain untuk mengaksesnya di tab browser baru.
Bagaimana cara menambahkan kotak surat bersama di versi desktop Outlook?
Untuk menambahkan kotak surat bersama di versi desktop Outlook, Anda memerlukan izin yang tepat. Pada versi terbaru, biasanya kotak surat tersebut muncul secara otomatis di panel navigasi setelah Anda memulai ulang aplikasi. Jika tidak, klik kanan nama akun Anda di panel folder dan pilih Tambahkan folder bersama. Di Outlook klasik, pergi ke File > Pengaturan Akun > Lanjutan untuk menambahkannya secara manual.