6 tips UI Excel yang menghemat waktu yang seandainya saya tahu lebih cepat
Saya terobsesi dengan efisiensi alur kerja, namun saya mengabaikan alat UI terbaik di Excel selama bertahun-tahun. Enam fitur ini adalah pengubah permainan yang saya harap saya temukan lebih awal agar bisa berhenti terus-menerus mengklik dan berpindah tab.
Bilah Alat Akses Cepat: Alternatif pintasan bagi pengguna tingkat lanjut
Jika Anda sering berganti-ganti antara tab Excel, Anda kehilangan waktu berharga hanya untuk berpindah pita. Bilah Alat Akses Cepat (QAT) menyelesaikan masalah ini dengan menyediakan tempat permanen untuk alat yang paling sering Anda gunakan.
Jika yang Anda lihat di pojok kiri atas jendela hanyalah logo Excel dan nama workbook Anda, QAT tidak diaktifkan. Untuk memperbaikinya, klik kanan di mana saja pada pita dan pilih "Tampilkan Bilah Alat Akses Cepat."
QAT kemudian muncul di sebelah logo Excel dengan beberapa tombol yang ditampilkan secara default, seperti AutoSave.
Klik panah bawah di sisi kanan QAT, dan pilih "Tampilkan di Bawah Pita" untuk memindahkan ikon lebih dekat ke grid data Anda.
Membangun toolkit QAT kustom Anda itu mudah. Temukan perintah yang sering Anda gunakan, klik kanan, dan pilih "Tambahkan ke Toolbar Akses Cepat."
Jika alat tersebut tidak diakses melalui pita (seperti alat Kamera), klik panah ke bawah pada QAT, pilih "Perintah Lainnya," dan temukan di jendela Opsi Excel.
Urutan Alt: Kuasai seluruh pita
Ini adalah trik penghemat waktu terbaik bagi siapa saja yang ingin mengurangi ketergantungan pada mouse di Excel. Dengan menggunakan urutan Alt, Anda dapat menjalankan perintah apa pun di ribbon atau QAT Anda dalam waktu yang sangat cepat, menjaga alur kerja tetap lancar dan tangan Anda tetap di keyboard.
Saat Anda menekan Alt, Anda akan melihat huruf dan angka kecil muncul di setiap elemen interaktif di antarmuka Excel.
Ikon yang Anda tambahkan ke QAT dalam tip di atas diberi nomor sesuai urutan kemunculannya. Untuk mengubah urutannya, klik panah bawah di QAT, pilih "Perintah Lainnya," dan gunakan Panah Atas dan Panah Bawah untuk memindahkan alat paling penting Anda ke posisi satu hingga sembilan.
Selain QAT, Anda dapat mengakses tab pita apa pun dengan menekan Alt, lalu huruf yang ditetapkan. Berikut beberapa urutan Alt yang paling sering saya gunakan:
- Alt > F > T: Buka jendela Opsi Excel.
- Alt > N > V > T: Sisipkan PivotTable menggunakan data dari tabel Excel yang dipilih.
- Alt > A > P > T: Buka jendela Power Query dengan data dari tabel Excel yang dipilih.
Menu konteks klik kanan: Lebih dari sekadar salin dan tempel
Kebanyakan orang umumnya mengklik kanan untuk menyalin, menempel, atau menghapus, tetapi menu konteks sebenarnya adalah mesin pintasan dinamis. Ini sangat menghemat waktu karena memberi Anda akses cepat ke perintah-perintah yang sebaliknya tersembunyi beberapa tingkat di dalam pita. Selain itu, karena menyadari konteks, Excel secara cerdas menebak alat-alat yang Anda butuhkan berdasarkan apa yang telah Anda pilih.
Berikut beberapa opsi menu klik kanan yang paling berguna.
Di mana mengklik kanan | Alat di menu klik kanan | Apa fungsinya |
|---|---|---|
Sel data apa pun | Filter > Saring berdasarkan Nilai Sel yang Dipilih |
Langsung memfilter seluruh dataset untuk menampilkan hanya baris yang cocok dengan nilai di sel yang Anda klik. |
Sel kosong di bagian bawah daftar | Pilih dari daftar tarik-turun | Membuka daftar sementara dari semua entri teks yang sudah diketik di kolom itu sehingga Anda bisa mengklik untuk memasukkan data daripada mengetiknya lagi. |
Sebuah nilai PivotTable | Ringkas Nilai Berdasarkan/Tampilkan Nilai Sebagai | Dengan cepat mengubah data Anda antara jumlah, hitungan, atau rata-rata, atau menampilkan angka sebagai persentase dari total keseluruhan. |
Header kolom atau baris | Lebar Kolom atau Tinggi Baris | Memungkinkan Anda mengetik dimensi kolom atau baris, sehingga Anda tidak perlu mengubah ukurannya secara manual. |
Klik kanan navigasi: Teleporter lembar kerja
Menggulir melalui puluhan tab horizontal di bagian bawah jendela Excel adalah salah satu faktor yang paling mengurangi produktivitas dalam program ini.
Namun, ketika Anda mengklik kanan panah navigasi, Anda akan melihat daftar vertikal dari semua lembar kerja di buku kerja. Cukup pilih lembar yang Anda inginkan, lalu klik "OK" untuk langsung lompat ke sana.
Dengan menu terbuka, ketik beberapa huruf pertama dari nama lembar untuk langsung menuju ke sana. Inilah salah satu dari banyak alasan mengapa Anda sebaiknya selalu mengganti nama lembar kerja Excel Anda.
Pergi ke Special: Pembersih Data Terbaik
Menemukan jenis sel tertentu secara manual—seperti baris kosong, rumus tersembunyi, atau nilai yang diinput langsung—tidak hanya memakan waktu tetapi juga rawan kesalahan.
Inilah saatnya alat Go To Special menjadi penyelamat. Ini adalah alat pemindaian berkecepatan tinggi yang menemukan dan memilih setiap sel yang memenuhi kriteria Anda dalam satu kali penyapuan, secara signifikan meningkatkan alur kerja Anda saat membersihkan data yang berantakan atau memeriksa model kompleks untuk kesalahan.
Untuk mengaksesnya, tekan Ctrl+G (atau F5), lalu tekan Alt+S atau klik "Special." Setelah kotak dialog terbuka, Anda dapat memilih kategori data tertentu untuk disorot.
Beberapa pilihan yang paling sering saya gunakan meliputi:
- Kosong: Pilih suatu rentang dan centang "Kosong" untuk memilih setiap sel yang kosong. Kemudian, dengan sel-sel kosong tersebut masih terpilih, ketik nilai pengganti, seperti 0 atau TBC, dan tekan Ctrl+Enter untuk mengisi setiap kekosongan sekaligus.
- Konstanta: Ini adalah cara tercepat untuk memeriksa spreadsheet dari kesalahan. Fitur ini menemukan setiap sel yang berisi nilai yang diketik secara manual daripada formula, sehingga Anda dapat memastikan tidak ada yang memasukkan jawaban secara langsung di tempat seharusnya memakai perhitungan.
- Format bersyarat: Ini membuatnya jauh lebih mudah untuk mengelola atau menghapus aturan format bersyarat yang memperlambat buku kerja Anda.
Bidang pencarian: Menavigasi pita yang membingungkan
Selama bertahun-tahun, pita Excel telah menjadi sangat ramai dan membingungkan, dengan ratusan alat yang tersembunyi di bawah menu bersarang. Kolom pencarian (dulu disebut "Tell Me") sepenuhnya menghindari kekacauan ini.
Berlangganan buletin kami untuk tips Excel yang lebih cerdas
Berlangganan buletin kami untuk tips Excel yang lebih cerdas
Dengan berlangganan, Anda setuju untuk menerima buletin dan email pemasaran, serta menerima Ketentuan Penggunaan dan Kebijakan Privasi Valnet. Anda dapat berhenti berlangganan kapan saja.
Untuk mengaksesnya, tekan Alt+Q atau klik bilah "Cari" di bagian atas jendela Excel. Anda dapat memperlakukannya seperti palet perintah—ketik beberapa huruf pertama dari fitur yang Anda cari ke dalam kotak, dan Excel memberi Anda tombol fungsional yang membawa Anda langsung ke alat.
Alat ini sangat berguna karena dapat bekerja bahkan jika Anda tidak mengetahui nama alatnya dengan tepat. Misalnya, mengetik line akan menampilkan baik Shapes maupun Sparklines.
Ini bahkan mengingat tindakan yang baru saja Anda gunakan, menjadikannya cara tercepat untuk memicu fitur tersembunyi yang tidak memiliki pintasan keyboard khusus.
Saya menemukan bahwa efisiensi sejati di Excel bukan tentang menghafal setiap rumus—melainkan tentang mengurangi hambatan dalam alur kerja harian saya. Enam alat ini telah menyelamatkan saya dari berjam-jam frustrasi, dan saya yakin mereka akan melakukan hal yang sama untuk Anda. Setelah Anda menguasai navigasi kecepatan tinggi ini, luangkan waktu untuk mempelajari beberapa tips format Excel yang penting agar data Anda tetap terlihat rapi.