Saya pikir saya memerlukan aplikasi berbayar untuk mengotomatiskan ini — Google Sheets sudah menanganinya

Jika Anda pernah berhasil mengelola grup WhatsApp yang aktif dengan lebih dari 100 orang, Anda sudah tahu betapa pentingnya pesan ulang tahun. Orang-orang mengingat kapan mereka dirayakan, dan mereka pasti memperhatikan ketika mereka tidak dirayakan.

Karena setiap anggota mengisi formulir biodata saat mereka bergabung dengan grup saya, saya sudah memiliki semua detail mereka dalam spreadsheet Google Sheets, termasuk nama, tanggal lahir, dan informasi berguna lainnya. Rutinitas harian saya dulu melibatkan membuka sheet, mencari tanggal saat ini, menemukan baris yang sesuai, mengambil detail yang relevan, menulis pesan yang dipersonalisasi, dan mempostingnya ke grup. Pada hari yang baik, proses itu memakan waktu sekitar sepuluh menit, tetapi pada hari yang sibuk, proses itu sama sekali tidak terjadi.

Otomatisasi adalah langkah berikutnya yang jelas, tetapi saya mengira itu akan datang dengan biaya. Ternyata saya melewatkan sesuatu yang jauh lebih sederhana, karena Google Sheets sudah memiliki semua yang saya butuhkan.

Mengubah Google Sheets menjadi asisten ulang tahun

Campuran template, skrip, dan sedikit bantuan dari Gemini

Pencarian cepat untuk "mengotomatisasi pesan ulang tahun WhatsApp" akan membawa Anda ke dalam labirin alat dan integrasi berbayar. Anda akan menemukan aplikasi yang tersinkronisasi dengan WhatsApp Business, menjanjikan penjadwalan pesan, dan menawarkan dasbor yang menarik, semuanya dengan biaya bulanan. Saya mencoba beberapa dari mereka, dan batasannya langsung terlihat.

Pertama, mereka hanya bekerja dengan WhatsApp Business, bukan WhatsApp biasa yang digunakan kebanyakan orang. Kedua, mereka dirancang untuk pesan satu lawan satu, bukan untuk memposting di grup. Ketiga, tidak satu pun dari mereka yang gratis.

Pada saat itu, saya mengalihkan fokus saya ke Google Workspace, yang sudah saya miliki aksesnya. Pengaturan yang akhirnya saya gunakan mengandalkan tiga bagian yang bergerak: sebuah template pesan di Google Docs, skrip Google Sheets untuk menangani logika, dan trigger Apps Script untuk menjalankan semuanya secara otomatis.

Saya mulai dengan membuat template pesan ulang tahun di Google Docs, menggunakan placeholder untuk detail yang ingin saya ambil dari spreadsheet, seperti nama anggota, kader, nomor telepon, atau sentuhan pribadi lainnya. Ini bekerja seperti mail merge, tetapi alih-alih menghasilkan surat atau email, saya menyiapkan pesan WhatsApp.

Selanjutnya, saya membuka spreadsheet Google Sheets saya, yang sudah terhubung dengan Google Form yang mengumpulkan data anggota, dan menavigasi ke tab Extensions untuk mengakses Apps Script. Karena saya bukan seorang pengembang, saya mengandalkan Google Gemini untuk membantu saya menulis kode. Saya memberi alat AI tersebut deskripsi yang jelas tentang apa yang saya inginkan: setiap kali skrip dijalankan, skrip harus memeriksa spreadsheet untuk setiap ulang tahun yang sesuai dengan tanggal saat ini. Jika ditemukan, skrip harus membuat salinan dokumen template utama, mengganti placeholder dengan detail anggota tersebut, menyimpan dokumen baru ke folder tertentu di Google Drive, dan mengirim email kepada saya agar saya tahu dokumen tersebut sudah siap. Berikut adalah kode yang saya dapatkan dari Gemini:

Saya tidak perlu membuat perubahan pada kode yang dihasilkan, meskipun saya tidak yakin bahwa saya akan berhasil memodifikasinya sendiri. Jika Anda memiliki pengalaman coding, Anda akan lebih mudah menyesuaikan sesuatu. Namun, bahkan jika tidak, Anda masih bisa mendapatkan hasil yang solid selama Anda menjelaskan dengan jelas apa yang Anda ingin kode lakukan. Gemini menangani ini dengan baik untuk saya, tetapi Anda juga bisa dengan mudah menggunakan Claude, ChatGPT, atau chatbot AI lainnya untuk menghasilkan kode Anda.

Setelah Apps Script membuka file Code.gs default, saya menghapus isinya dan menempelkan skrip yang dihasilkan. Untuk membuat semuanya berfungsi, saya perlu memasukkan dua ID kunci: ID dokumen dari URL Google Docs (string antara "/d/" dan "/edit") dan ID folder dari URL folder Google Drive (string setelah "/folders/"). Setelah menambahkan itu, saya menyimpan proyek dan mengklik Run.

Pertama kali Anda menjalankan skrip, Google akan meminta Anda untuk memberikannya izin. Anda perlu melalui Tinjau izin, kemudian Lanjutkan, dan akhirnya pilih Pergi ke [Nama Proyek] (Tidak Aman) sebelum menyetujui izin yang diperlukan. Setiap izin yang diminta skrip diperlukan agar skrip dapat berfungsi dengan baik, jadi penting untuk tidak melewatkan satupun.

Menempatkan alur kerja pada mode otomatis

Jadwalkan sekali, dan Anda tidak akan pernah perlu memikirkannya lagi

Dengan kode yang telah diuji dan berfungsi, langkah terakhir adalah memastikan kode berjalan setiap hari tanpa input dari saya. Di bilah sisi Apps Script, saya mengklik opsi Triggers (ikon jam alarm) dan memilih Add Trigger. Dari sana, saya mengatur sumber kejadian ke Time-driven, memilih Day timer, dan memilih jendela antara 9 pagi dan 10 pagi. Setelah menyimpan pengaturan tersebut, semuanya sudah siap.

Sekarang, setiap pagi dalam jendela waktu itu, skrip berjalan di latar belakang. Jika ada ulang tahun pada hari itu, dokumen baru muncul di folder Drive yang saya tentukan, dan saya menerima notifikasi email. Pada titik itu, yang perlu saya lakukan hanyalah membuka dokumen, menyalin pesan yang sudah diisi sebelumnya, dan menempelkannya ke grup. Seluruh proses memakan waktu kurang dari satu menit.

Anda mungkin juga tidak memerlukan aplikasi lain

Google Workspace menjadi jauh lebih kuat ketika Anda mulai menghubungkan bagian-bagiannya yang berbeda, dan hambatan untuk memulai lebih rendah daripada yang terlihat. Dalam sebagian besar kasus, yang benar-benar Anda butuhkan hanyalah akun Google, yang dapat Anda buat bahkan tanpa nomor telepon, untuk memulai.