Excel akhirnya memperbaiki masalah entri data terbesarnya, dan ini sangat menyelamatkan

Pembersihan data di Excel cukup membosankan. Seseorang mengetik 'electronics' dengan huruf kecil, yang lain menggunakan huruf kapital semua, dan tiba-tiba PivotTable Anda menunjukkan tiga kategori terpisah alih-alih satu. Ketidakkonsistenan kecil ini menumpuk seiring waktu, dan selama bertahun-tahun, memperbaikinya berarti mengandalkan fungsi pembersihan data seperti TRIM dan CLEAN — fungsional, tetapi membosankan untuk sesuatu yang seharusnya tidak memerlukan usaha manual.

Fitur Clean Data baru di Excel, di bawah tab Data, akhirnya mengatasi masalah ini. Fitur ini menggunakan Copilot untuk memindai tabel Anda terhadap masalah spasi, penggunaan huruf besar dan kecil yang campur aduk, serta angka yang tersimpan sebagai teks, kemudian menyarankan perbaikan dengan satu klik. Ini bukan paket pembersihan lengkap, tetapi untuk masalah entri data sehari-hari, fitur ini sudah lama ditunggu-tunggu.

Data Bersih memperbaiki ketidakkonsistenan tanpa rumus

Berikut cara mengakses dan menggunakan fitur tersebut

Data Bersih berada di tab Data pada pita. Tetapi sebelum Anda mengkliknya, sebaiknya format data Anda sebagai tabel Excel — fitur ini tidak akan bekerja sebaik pada rentang sel mentah. Jika Anda telah menaruh data ke dalam baris biasa tanpa mengonversinya, sekarang adalah alasan yang baik untuk memulai.

Setelah data Anda berada dalam tabel, prosesnya menjadi sederhana:

1. Buka tab Data dan klik Bersihkan Data.
2. Copilot memindai tabel Anda dan menampilkan kartu saran untuk setiap masalah yang ditemukannya.
3. Tinjau setiap kartu, yang menunjukkan masalah dan menampilkan pratinjau perbaikannya.
4. Klik Terapkan untuk menerima perbaikan atau Abaikan untuk melewatinya.

Copilot di Excel sebenarnya brilian, karena setiap saran itu spesifik. Saya menghargai bahwa itu tidak mengubah data Anda di belakang layar. Anda melihat persis apa yang ingin diperbaikinya sebelum ada yang berubah.

Jika Clean Data tidak muncul di pita Anda, ada beberapa hal yang perlu diperiksa. Fitur ini membutuhkan langganan Microsoft 365 dengan Copilot diaktifkan — fitur ini tidak tersedia di versi mandiri Excel, seperti Office 2021. Pastikan aplikasi Anda diperbarui dengan memilih File > Akun > Opsi Pembaruan. Jika Anda menggunakan akun kerja atau sekolah, administrator TI Anda mungkin perlu mengaktifkan akses Copilot untuk organisasi Anda sebelum tombol tersebut muncul.

Ini adalah jenis masalah yang ditangkap oleh Clean Data

Dari spasi tambahan hingga angka yang menyamar sebagai teks

Clean Data menargetkan empat kategori inkonsistensi tertentu, dan masing-masing adalah jenis hal yang dapat merusak spreadsheet Anda tanpa Anda sadari.

Spasi ekstra dan tidak konsisten adalah pelanggar yang paling umum. Dalam dataset penjualan seperti milikku — dengan kolom untuk Wilayah, Kategori Produk, dan Salesperson — mudah bagi entri seperti "John Smith" dan "John Smith" (dengan spasi ganda) untuk muncul di kolom yang sama. Ini terlihat identik sekilas, tetapi Excel melihatnya sebagai nilai yang berbeda. Rumus COUNTIF pada "John Smith" akan melewatkan versi dengan spasi ganda, dan laporan penjualan Anda akan menghitung entrinya secara kurang. Clean Data menandai masalah spasi ini, termasuk spasi di awal, spasi di akhir, dan jarak ekstra antara kata-kata, serta menawarkan untuk menstandarkannya.

Kapitalisasi yang tidak konsisten adalah salah satunya. Jika kolom Kategori Produk memiliki "Elektronik," "elektronik," dan ">ELEKTRONIK" yang tersebar di beberapa baris, Anda akan mendapatkan tiga entri terpisah di PivotTable Anda alih-alih satu. Clean Data mendeteksi variasi ini dan menyarankan untuk menyatukannya. Ini sangat berguna ketika data berasal dari beberapa orang, dan ada yang selalu mengetik dengan huruf kapital semua.

Kecocokan format angka dan teks yang tidak sesuai adalah masalah yang paling licik. Hal ini terjadi ketika beberapa sel dalam satu kolom, seperti Jumlah Penjualan, berisi angka sebenarnya, sementara yang lain menyimpan angka sebagai teks. Nilainya terlihat sama di layar, tetapi Excel memperlakukannya secara berbeda. Rumus SUM akan melewati angka yang diformat sebagai teks tanpa peringatan, dan total Anda akan salah tanpa disadari. Clean Data mengidentifikasi kolom dengan format campuran ini dan menawarkan untuk mengubah semuanya menjadi tipe yang benar.

Ketidakkonsistenan teks melengkapi daftar tersebut. Ini termasuk perbedaan dalam tanda baca, diakritik, atau variasi kecil seperti "Home & Garden" dan "Home and Garden" dalam kolom yang sama. Copilot menangkap pola-pola ini dan menyarankan untuk menstandarkan entri menjadi satu versi.

Perbedaan penting di sini adalah bahwa Data Bersih tidak hanya menunjukkan masalah. Setiap kartu saran menampilkan sebelum dan sesudah, sehingga Anda dapat melihat persis apa yang berubah sebelum Anda menyetujui. Jika Copilot menyarankan standarisasi yang salah, misalnya ingin membuat huruf kapital sesuatu yang ingin Anda tetap huruf kecil, Anda bisa mengabaikan kartu tertentu itu dan melanjutkan.

Data Bersih masih memiliki beberapa keterbatasan yang layak untuk diketahui

Ini adalah titik awal yang solid, bukan alat pembersih lengkap

Clean Data tidak akan menghapus baris duplikat, mengisi nilai yang hilang, atau memisahkan kolom yang digabungkan. Untuk itu, Anda masih memerlukan perintah pembersihan Power Query atau fungsi khusus. Itu juga tidak akan menangkap semuanya. Dalam pengujian saya, kadang-kadang ia melewatkan ketidakkonsistenan yang melibatkan singkatan sementara menangkap hal lain yang membuat saya terkesan. Ada juga faktor langganan, karena Clean Data memerlukan Microsoft 365 dengan Copilot diaktifkan, sehingga versi Excel mandiri tidak memiliki akses.

Dengan demikian, Clean Data bekerja dengan baik sebagai langkah pertama sebelum Anda menyelami analisis yang lebih mendalam. Jalankan setelah mengimpor data dari sumber eksternal, atau sebelum membuat PivotTable pada workbook bersama — itu adalah momen di mana inkonsistensi tersembunyi cenderung muncul. Jika itu menangkap bahkan dua atau tiga masalah spasi atau format yang mungkin Anda lewatkan, itu berarti Anda menghindari rumus yang rusak tanpa memikirkannya. Untuk hal apa pun di luar itu, Power Query dan Python di Excel dapat menutup kekurangannya.